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Inspirados nos desportos, oferecemos 4 dicas indispensáveis para fortalecer a sua estratégia de gestão interna.

O sucesso dos serviços prestados de uma instituição pública depende de inúmeras conjunturas. Contudo, a verdade é uma só: a dinâmica interna é um dos maiores fatores para esse êxito!

Ter os colaboradores alinhados com os objetivos da autarquia e comprometidos com a sua missão pode ser uma tarefa desafiante. Ainda mais se somarmos a isso fatores como satisfação ou inspiração.

O trabalho de uma entidade pública é complexo, exige vários processos e atualmente está em constante transformação devido à modernização administrativa. Além de cuidar do município e dos seus cidadãos, é preciso ter uma atenção especial aos colaboradores.

Já dissemos anteriormente que a gestão interna de uma autarquia se assemelha muito ao ato de reger uma orquestra, onde cada colaborador é uma peça única, com necessidades e importância para o desenvolvimento das suas tarefas.

Ou seja, todo o fluxo de trabalho deve fluir exatamente como uma sinfonia, para que no fim a comunidade cresça e evolua.

No entanto, é possível utilizar outra metáfora para mostrar que uma gestão interna eficaz é algo possível e facilmente atingido.

Inspirados nos desportos de equipas, reunimos 4 estratégias capazes de fortalecer os laços com os colaboradores, e consequentemente apresenta reflexos positivos na comunidade.

Imagine que é um treinador de andebol. Para além das estratégias e táticas de jogo, uma gestão eficaz da equipa desempenha um papel essencial na formação e crescimento dos seus jogadores (o que influencia diretamente no sucesso do campeonato).

1. Recrutamento

O processo de recrutamento não é uma tarefa fácil. A busca por profissionais capazes de trabalhar bem em grupo é exaustiva, mas pode trazer bons frutos. Compilamos aqui alguns aspetos mais importantes que caracterizam uma pessoa que trabalha bem em equipa:

• Disponibilidade – o jogador está disposto a ajudar os colegas, contribui com ideias e soluções proporcionando um ambiente de colaboração saudável.
• Compromisso – dedicação máxima no alcance dos objetivos. Inspira confiança na equipa.
• Proatividade – percebe antecipadamente as necessidades e dificuldades da equipa/clube e participa nas atividades que ajudam a concretizar as metas.
• Flexibilidade – capacidade de se adaptar às novas realidades, novas pessoas e situações.
• Confiança e Acessibilidade – os elementos da equipa sabem que podem contar uns com os outros, o que torna a comunicação e o desempenho mais eficazes.
• Paixão – mais que motivação, o jogador/profissional acredita verdadeiramente nos seus projetos, nos objetivos da equipa e na missão do clube/empresa.
• Competências – é essencial para um bom desempenho da equipa, a vontade de aprender tem um papel fundamental também.
• Criatividade – pessoas criativas estão constantemente atentas ao mundo que as rodeia, são curiosas sobre os mais diversos temas e contribuem para uma evolução fora da caixa.
• Saber ouvir – sejam opiniões, sugestões, ideias ou melhorias, um team-player respeita e sabe ouvir os seus colegas/superiores e utilizar essa informação para melhorar a sua performance.

Conscientes da dificuldade de recrutamento das autarquias, lembre-se que este processo pode ser interno (entre divisões), ou externo. Neste caso, podemos ajudar a facilitar a recolha online de candidaturas e todo o processo interno que engloba um procedimento concursal.

 Veja o exemplo que Matosinhos dá neste estudo de caso.

2. Treino

Dizem que a prática leva à perfeição. Neste caso, é durante os treinos e os jogos que as equipas ganham experiência. Contudo, é preciso sempre ter em mente os objetivos do grupo, para que haja foco e qualidade no trabalho realizado

Posse de bola através do jogo do passe entre vários setores do campo, desde centrais, pontas, laterais, pivôs e até ao guarda-redes. O que queremos dizer é que independentemente das divisões da sua autarquia, vocês são uma só equipa a trabalhar para o mesmo objetivo.

Conhecer bem os seus jogadores permite saber as suas necessidades e estimular os seus pontos-fortes. Profissionais que se sentem produtivos com as atividades que realizam no dia a dia darão o seu máximo.

Por isso, a Intranet é uma excelente ferramenta para autarquias, onde a comunicação, a partilha de informação e o acesso às aplicações internas são reunidos num ambiente de trabalho comum. Com o ERP integrado permite consultar requisições internas, documentos, processos, POCAL, RHV, etc.

Veja este exemplo que Amadora dá sobre gestão de equipas. 

 
3.  A união faz a força

O treinador é o elemento de ligação entre todos os membros envolventes, bem como entre todos os processos relacionados. Sem ele, não há uma conexão estável entre a equipa, não há um entendimento comum. E sem isto, atingir o objetivo falha e todos perdem.

A Intranet ajuda a manter esta união ativa. A comunicação entre as equipas flui com mais naturalidade e sem complicações, que muitas vezes atrapalham o desempenho das atividades.

É possível gerir identidade e perfis de segurança, criar equipas no âmbito da hierarquia existente ou ad hoc. Cada membro recebe notificações que alertam para nova informação ou ações pendentes e desta forma os colaboradores estarão informados sobre as novidades.

 Veja como o Centro Hospitalar Universitário de São João dinamiza a sua intranet.

4.  Motivação – encorajar atitudes e iniciativas

Todas as modalidades de desporto premeiam os melhores atletas da temporada. Um jogador que contribui para a vitória da sua equipa deve ser compensado, valorizado e reconhecido.

A recompensa pode ser monetária, ou intangível, baseada em interesses pessoais específicos. Um dia de férias por uma tarefa bem-sucedida, flexibilidade no trabalho, possibilidade de frequentar o ginásio local ou até bilhetes para o teatro, são bons exemplos.

Independentemente dos benefícios, um ambiente de trabalho estimulante onde o trabalho árduo é reconhecido e recompensado possui um impacto positivo na motivação dos “jogadores”.

Veja o exemplo dado pela Câmara Municipal de Valongo.

Seja em campo ou no serviço público, uma gestão interna eficaz não só é possível como também é capaz de trazer inúmeros benefícios, seja para os colaboradores ou para o cidadão. Deixe-nos ajudar neste processo!

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