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2020/06/29

Como dinamizar uma intranet de sucesso para milhares de utilizadores?

A comunicação interna é cada vez mais fundamental numa organização. A criação de um ambiente seguro e centralizado de informação e de documentos é crucial para o funcionamento integro dos colaboradores.

O Centro Hospitalar Universitário de São João (CHUSJ) conta com mais de 5000 colaboradores e tem sido reconhecido a nível nacional e no estrangeiro, como um hospital de referência pelas excelentes competências das suas equipas.

Com a evolução global, é notória a necessidade de possuir uma plataforma que visa a eficiência e produtividade nos grupos de trabalho, que estão cada vez mais exigentes para o utilizador informático. Inclusive, com o surgimento de situações como a pandemia do COVID-19, é fulcral que estes sistemas sejam o pilar principal de partilha de dados e informação.

Os documentos internos, da sua organização, estão a ser partilhados às pessoas certas e de forma segura?

A comunicação da sua organização chega de forma assertiva a todos os seus colaboradores?

O CHUSJ, disponibiliza à cerca de uma década a informação essencial de forma centralizada a todos os colaboradores. O wireDESK é uma plataforma que agrega toda esta informação de e para os utilizadores do hospital de uma forma transparente e segura, com acesso aos recursos durante 24/7 e em qualquer dispositivo.

Segundo o Departamento de Sistema de Tecnologia de Informação e Comunicação (STIC), o wireDESK é um elemento importante de divulgação de conteúdos internos como notícias, eventos e avisos.

Um dos pontos diferenciadores da plataforma é a disponibilização direta aos utilizadores a ligação às diversas aplicações de todo o hospital. Conseguem assim fazer a gestão centralizada de acesso a aplicações locais e web.

Cada Unidade Autónoma de Gestão (UAG) possui o seu repositório de documentos, bem como uma série de conteúdos da mesma, onde através da devida parametrização, existe uma restrição a vários níveis de acesso à informação. O intuito acaba também por passar por um aumento da partilha de conhecimento entre colaboradores e unidades.

Toda a informação é apresentada sem recurso à autenticação, para que qualquer utilizador e/ou colaborador do hospital se precisar de algo se dirija ao wireDESK do CHSJ. Sejam eles formulários, protocolos, documentação interna, planos de contingência, sendo um elemento seguro de informação atualizada.

Uma das funcionalidades que o STIC salienta como primordial e indispensável no wireDESK, é a possibilidade de usar a plataforma como “correio interno”. Recorrendo assim à autenticação de cada utilizador, este pode registar o envio de documentos ou pequenas embalagens dentro do hospital, entre colaboradores, servindo-se de um protocolo rígido e seguro para estas trocas.

A gestão interna de uma organização é a base para o bom funcionamento da mesma. Simplificar os processos de acessos e consulta de documentos é o caminho para o crescimento das instituições.

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