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Use a intranet para ajudar a reger a sua equipa com sintonia.

A gestão de uma autarquia assemelha-se muito ao ato de reger uma orquestra.

Afinal, uma orquestra é formada por inúmeros instrumentos diferentes. Cada um deles tem as suas necessidades de execução e importância para a composição da música, tocando harmoniosamente em sintonia.

Tal como uma orquestra, é assim que uma autarquia deve funcionar.

Cada colaborador é uma peça única, com necessidades e importância para o desenvolvimento das suas tarefas diárias na instituição. Todo o fluxo de trabalho deve fluir exatamente como uma sinfonia, para que no fim a comunidade cresça e evolua.

Contudo, por muitas vezes, as instituições públicas não dispõem de ferramentas essenciais que podem auxiliar (e muito!) na execução destas funções, o que impossibilita a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.

Para que uma orquestra/autarquia funcione num fluxo perfeito, é preciso dispor de ferramentas de gestão. No caso da música, há o maestro com a sua vareta e o seu senso de ritmo apurado.

No caso das autarquias, a intranet é uma área de trabalho online capaz de organizar toda a informação interna da instituição.

A Eng.ª Nélia Lourenço, Chefe de Divisão de Informática e Administração de Sistemas da Câmara Municipal de Loulé, apontou para os diversos benefícios da implementação de uma intranet na gestão do município.

“A intranet permite-nos publicar documentos e outros conteúdos de uso exclusivo dos trabalhadores, diminuindo a réplica e/ou repetição do mesmo documento em vários locais, sendo sempre possível voltar a consultá-lo sem grande dificuldade”.

Destaca ainda que “para além da facilidade com que se dá conhecimento aos colaboradores de determinado documento (informação, despachos, minutas, etc), temos a gestão de férias, os pedidos de intervenção e de recursos, que nos permitem uma melhoria substancial na gestão interna de tarefas”.

Por outras palavras, a utilização de uma intranet moderna possibilitou uma gestão melhorada dos recursos, quer sejam humanos, quer sejam físicos. Além disso, reduz-se o tempo de espera na resolução ou comunicação das tarefas.

Uma intranet eficaz dispõe de inúmeras funcionalidades.

Criar um registo completo de todo o material informático requisitável da autarquia já não é um problema, centralizando assim todos os documentos num só sítio. Além de facilitar a organização, melhora a visibilidade de todo o fluxo de trabalho.

Também é possível criar equipas de trabalho onde se pode partilhar uma agenda em comum, assim como o acesso a documentos importantes a todos e ainda otimizar a realização do trabalho remoto, quando necessário.

Uma boa intranet ainda garante um melhor serviço de helpdesk interno, uma gestão facilitada de consultas, marcações de férias, vencimentos, cadastros e qualquer outra informação disponível.

Claro que a adaptação para novos recursos pode assustar um bocado. A mudança nunca é fácil e o fato de aprender novas maneiras de se trabalhar é algo, no mínimo, desafiante.

Contudo, dar este salto de fé pode maximizar os índices de produtividade de toda a equipa, podendo assim oferecer uma resposta mais célere e de qualidade aos cidadãos.

Para Nélia Lourenço, o feedback que tem recebido dos colaboradores da autarquia tem sido extremamente positivo.

“Normalmente os utilizadores demonstram alguma resistência na mudança, mas com o uso, têm verificado e confirmado uma facilidade na gestão das tarefas e dos recursos”, afirmou.

E para quem ainda tem o receio da mudança, a Chefe de Divisão de Informática e Administração de Sistemas da Câmara Municipal de Loulé deixa um conselho.

“Modernizem, experimentem, pois, só testando é que poderemos tirar conclusões, para saber se a mesma se enquadra dentro das valências da instituição. Não podemos à partida dá-la como inexequível e não viável”, sugere Nélia Lourenço.

Em tempos em que a modernização e digitalização são pré-requisitos, é preciso se adaptar à nova realidade do ambiente de trabalho. Gostaria de modernizar a sua intranet e maximizar a produtividade da sua instituição? Conte com a nossa ajuda. Contacte-nos.

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