Passar para o Conteúdo Principal

Uma boa comunicação interna é a base de toda a boa gestão em qualquer instituição. No caso das autarquias, com tantos processos, procedimentos, documentos, recursos humanos, arriscamo-nos a dizer que as boas práticas de comunicação interna são fundamentais!

No município da Amadora, depressa perceberam que tinham de melhorar o modus operandi e desmaterializar os processos.

Como?

Ricardo Madeira Simões, Chefe de Divisão de Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação do município da Amadora e Ricardo Jorge Simões responsável técnico da intranet municipal explicam-nos.

Segundo os técnicos da autarquia, inicialmente, “a comunicação interna era feita através de aviso em papel e, preferencialmente, via e-mail”.

Foi daí que cresceu a necessidade de: “partilha de informação corporativa com os serviços, desde a consulta de dados relativos aos trabalhadores, Helpdesk informático, acesso a formulários, notícias sobre a instituição, despachos, regulamentos municipais, diário da república, informação geográfica, entre outros”, afirmam os técnicos.

A implementação de uma nova Intranet veio por si só, nas palavras de Ricardo Madeira Simões e Ricardo Jorge Simões, complementar e colmatar outras lacunas recorrentes na autarquia, tais como:

• “Melhoria nas facilidades de comunicação com os trabalhadores, ao nível da informação relativa a vencimentos, SIADAP, por exemplo;
• Apoio informático aos utilizadores;
• Acesso a aplicações corporativas.”

O primeiro passo estava dado. Implementação de um novo sistema operacional. Contudo, é fulcral que a integração e aceitação dos colaboradores e todos os intervenientes dos processos em questão seja tido em conta.

Relativamente ao desempenho das tarefas internas após implementação da Intranet como novo método de trabalho, os colaboradores da autarquia dizem: “sim, aceito!”

“O feedback (dos colaboradores) foi bastante positivo, dado que passou a existir uma maior colaboração e comunicação entre os diversos serviços da CM Amadora. As TIC também passaram a ser encaradas de outra forma, mais positiva e dentro dos seus processos, pelos diversos dirigentes e trabalhadores”, enaltecem os técnicos.

Posto isto, podemos concluir que foram vários os benefícios que esta revolução trouxe à CM Amadora. Reforçam esta ideia, Ricardo Madeira Simões e Ricardo Jorge Simões, enumerando quais esses benefícios:

1. “O envolvimento e vontade da Gestão de Topo
   1. É o principal fator chave, sem esse apoio e envolvimento qualquer estratégia nesta área caía por terra. Felizmente na CM Amadora existe essa vontade e envolvimento, nomeadamente através da Sr.ª Presidente Dr.ª Carla Tavares e da Sr.ª Vereadora do Pelouro das Tecnologias e Modernização, Dr.ª Ana Venâncio.

Posto isto, esse envolvimento da Gestão de Topo potenciou:

1. A colaboração entre os serviços e promoveu a melhoria contínua
   1. Ao nível das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), e daí aos dias de hoje, a DSTIC (Divisão de Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação) ser certificada pela ISO 27001, com o seguinte âmbito: Segurança da Informação Integrada nos Centros de Processamento de Dados da Câmara Municipal da Amadora, gerida pelo Processo de Tecnologias de Informação.
2. Agilizou processos internos
   1. O acesso a aplicações corporativas, integração com aplicações corporativas transversais como a gestão documental eletrónica ou verticais como documentação da área financeira (SNC-AP)
      1. O acesso a formulários corporativos
      2. O acesso a ações de formação
      3. O acesso a manuais de procedimentos TIC
      4. O acesso ao suporte Informático
      5. O acesso à informação sobre o RGPD, estão entre os melhores exemplos”.

Por último, mas não menos importante. A melhor maneira de colmatar uma partilha de experiências é:

Quais os conselhos para as instituições que ainda não modernizaram a sua estrutura de comunicação interna?

Questionamos os técnicos da CM Amadora, que prontamente nos responderam que há certas ações-chave a ter em atenção.

“Promovam a centralização de toda a comunicação (TIC, RH, Informação geográfica, etc.), a partilha de conhecimento, a integração com o Enterprise Resource Planning  (ERP), neste tipo de ferramentas de forma a potenciar o envolvimento de toda a Autarquia, desde a Gestão de Topo (fundamental) até ao trabalhador”.

Ficamos assim a perceber a experiência que tiveram na CM Amadora, desde o momento em que surgiu a necessidade, passando pela implementação de novas ferramentas e à simplificação dos processos.

Mas, temos um extra para si: gostaria de ler mais um testemunho sobre este tema? Deixamos-lhe aqui o link do artigo: Saiba como CM Loulé rege a sua autarquia como uma orquestra.

Qualquer dúvida que surja não hesite em contactar através do e-mail wireacademy@wiremaze.com ou através dos nossos contactos.