Passar para o Conteúdo Principal

Contexto

O Município de Matosinhos localiza-se na área metropolitana do Porto e tem 62km² com uma população residente de 175.000 pessoas. No seu quadro de pessoal tem mais de 2100 colaboradores, sendo que nos últimos anos saem e entram anualmente centenas, e, por via da descentralização de competências o número aumentou em largas centenas nos últimos anos.

Acresce ainda o dinamismo da autarquia que nas suas políticas locais aposta muito na proximidade, com um forte pendor social, apostando ainda na educação como meio de desenvolvimento social.

Por orientação do executivo, em todas as iniciativas existe sempre um cuidado especial torná-las inclusivas e promotoras da igualdade de género.

É neste contexto que se apresenta o desafio de garantir um processo de recrutamento ágil e moderno, capaz de dotar a organização dos colaboradores necessários aos projetos e competências que têm vindo a aumentar e, em simultâneo, ajudar a erradicar a pobreza, promover a igualdade de género, o emprego jovem e o pleno emprego com remuneração igual.

Dos 42 procedimentos realizados desde o final de 2019 usando a plataforma wireRECRUIT, 6 foram relativos a assistentes operacionais, tendo recebido 2361 candidaturas para as 85 vagas.

O município também já utilizou a plataforma para procedimentos de técnicos superiores e AEC.

O caso de estudo descreve uma vasta variedade de aplicações com resultados consistentes e um impacto profundo na organização interna, bem como nos cidadãos.

Os Problemas

As adversidades com que a equipa de recursos humanos encarregada dos procedimentos concursais de recrutamento enfrenta são de vários níveis, quer internas quer externas.

O resultado era sempre o mesmo: todos ficavam insatisfeitos.

O executivo, porque a celeridade do processo não era a desejada, o cidadão porque os processos parece que paravam inexplicavelmente (para quem vê de fora) e os colaboradores, porque levar a cabo cada procedimento era um sacrifício.

Identificam-se assim os seguintes problemas anteriores à implementação do projeto:

• Confiança interna e externa no processo:
  • Acesso difícil ao estado do procedimento
    • O candidato não tinha forma direta de saber em que fase do concurso se encontra o processo;
    • O candidato não tinha acesso a uma cópia da candidatura que entregou ou das comunicações que trocou com a autarquia.
• Os colaboradores dos RH não tinham registo centralizado das candidaturas recebidas e informações trocadas com candidatos (ofícios, respostas a audiências prévias). Não existia ainda forma de controlar se os dados submetidos haviam sido adulterados algures no processo.
• Existiam desistências, por parte dos candidatos, pelo facto de não se cumprirem os prazos estipulados nas candidaturas. Este fenómeno acontecia bastante em procedimentos de mobilidade.
• As equipas internas dos RH tinham dificuldades na organização, originando ineficiências em tempo e esforço:
  • Concursos com milhares de candidatos eram difíceis de gerir porque o processo se baseava em informação existente em várias plataformas (gestão documental, excel).
  • Como a fase de receção necessitava sempre muito tempo para validar todas as candidaturas, iniciar vários concursos em simultâneo era um pesadelo.
  • A receção de documentos em papel obrigava a um avultado desperdício inicial de tempo para que tudo fosse digitalizado e introduzido na gestão documental.
  • O excesso de canais de comunicação para entrada de informação induzia a que, por vezes, se perdessem documentos durante o processo de análise, os processos estivessem trocados ou até a informação fosse parar a um concurso errado.
  • O modelo de formulário de candidatura que usavam era muito antigo e fazia com que os candidatos perdessem muito tempo na entrega da candidatura. Estes tinham de preencher os documentos em papel e depois ainda tinham de os entregar nos correios.
  • A estrutura de apoio existente tornava difícil saber com celeridade se os candidatos já tinham sido notificados, se já existiam respostas para um dado procedimento, entre outras necessidades do dia-a-dia.
  • Era ainda despendido demasiado tempo em cada concurso: além dos 10 dias úteis para receção candidatura, ainda eram precisas algumas semanas para validar candidaturas quando os processos tinham muito candidatos. Tal encravava o processo à cabeça e tornava impossível definir uma agenda realista para a aplicação posterior dos métodos de seleção.
  • Desmotivação
    • Os recursos humanos destacados para o procedimento faziam sempre as mesmas tarefas, o que resultava em carreiras profissionais estagnadas e funcionários desmotivados pela repetição.

De ressalvar ainda que embora este processo tenha iniciado em 2019, ao longo dos anos têm sido inúmeras as melhorias introduzidas, quer por novas necessidades operacionais quer obrigatórias pela legislação que saiu – a Portaria 12-A de 2021.

A solução

Os recursos humanos uniram-se aos sistemas de informação e delinearam então os requisitos para uma solução tecnológica capaz de ultrapassar todos estes problemas. Tal implicou ainda alterações de comportamentos e readaptação de procedimentos.

A WireMaze surgiu como parceiro tecnológico, adaptando a solução wireRECRUIT às necessidades existentes.

As mudanças abaixo descritas foram introduzidas progressivamente desde 2019, permitindo uma melhor assimilação pelas equipas internas e a resolução dos problemas que foram sendo encontrados.

Deste modo, a partir de 2019 adotaram-se os seguintes processos:

• Simplificou-se o processo de candidatura, que atualmente pode ser realizado online em 5 a 10 minutos.
  • O formulário é inclusivamente diferente consoante o procedimento, para facilitar o preenchimento por pessoas com menos literacia.
  • Introduziram-se inúmeros validadores de forma a garantir que a candidatura é corretamente submetida.
  • Para tornar o processo mais inclusivo, foi dada formação a vários gabinetes de apoio ao cidadão, dentro e fora da autarquia, para que todas as pessoas tenham as mesmas oportunidades.
  • O candidato tem uma área online onde pode consultar a candidatura submetida, o estado do procedimento bem como todas as informações trocadas.
  • A plataforma tem notificações automáticas para o e-mail do candidato de forma a manter vivo o fluxo de informação. 
  • Toda a informação inicial obrigatória por lei é introduzida pelos próprios RH na plataforma e fica de imediato disponível para os cidadãos.
  • Através da definição de perfis de acesso, é possível aos RH e elementos do júri terem acesso às candidaturas.
    • Tal facilita a consulta de informação de forma segura e cumprimento de RGPD;
    • Os elementos do júri podem introduzir as notas relativas aos métodos de seleção;
    • É possível gerar listas ordenadas de candidatos.
    • A notificação de candidatos, nomeadamente para audiência prévia, é realizada via plataforma.
      • Tal garante a entrega da mesma de acordo com a lei;
      • Os candidatos respondem pela plataforma, garantindo que a informação não se perde e é considerada a bom tempo para a correta decisão.

Benefícios

Os principais benefícios são:

• Simplicidade dos processos para todos os intervenientes.
• Total transparência e celeridade de processo para com o candidato;
• Os processos são agora centrados numa só aplicação. Sendo que existe acesso às estatísticas de todos os processos em qualquer momento sem se ter de utilizar outros métodos/ferramentas de trabalho.
• Reduziu o tempo dispensado em cada procedimento porque não existe a necessidade de verificar, vezes e vezes sem conta, quem foi notificado ou não.
• Eliminou-se muito trabalho que estava a ser feito sem necessidade. Trabalho duplicado ou redundante, libertando os recursos humanos para aprimorar outros processos.
• Todo os recursos humanos podem participar, de tempos a tempos, nos procedimentos concursais, porque gostam de fazer coisas diferentes. Os técnicos podem ainda pensar em tarefas alternativas e a qualquer momento pode haver entreajuda. Tal permite que as pessoas não fiquem especializadas numa pequena parte dos recursos humanos, mas que cresçam profissionalmente, alargando o seu leque de tarefas.

Resultados

Hoje em dia, na autarquia os resultados mais visíveis são:

• Reduziram para 1/3 o tempo que os recursos humanos gastavam por procedimento.
• É possível prever um calendário realista para cada procedimento e cumprir os prazos legais.
• O número de candidaturas aumentou e manteve-se a qualidade de resposta.

Dicas

É necessário perder tempo no início do processo, tem de ser muito bem definido e identificado, para depois haver a oportunidade de rentabilizar e ganhar tempo nos processos futuros.

Cada processo e os seus procedimentos devem ser adaptados à realidade da instituição e ao tipo de candidatos, isto é, não deve ser aplicado um modelo estático e padronizado, mas sim um modelo dinâmico e específico para cada caso.

Fique a par de todos os nossos artigos através da subscrição da nossa newsletter 👉 https://wmcp.pt/1lzmzn

Nota: As regras previstas na Portaria N.º 12-A/2021 foi substituída pela nova Portaria N.º 233/2022.