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Setembro é mês de juntar planos para 2024, definir sonhos e orçamentos.

Claro que nos meses que se seguem virá a realidade…ou seja, os cortes que o executivo tem de fazer porque a disponibilidade financeira não é infinita.

Acresce este ano que os financiamentos 2030 estão à porta, pelo que em termos de modernização administrativa é o momento de pensar a médio prazo.

Não temos a pretensão de saber tudo o que a sua autarquia necessita, mas vamos procurar transmitir algumas sugestões, fruto da nossa experiência.

(A definição do sonho…)

1. Avaliação das necessidades locais:

• Identifique as principais necessidades da comunidade local, como infraestruturas, educação, saúde, cultura e lazer.
• Recolha as necessidades dos serviços através da intranet.
• Realize reuniões com os cidadãos para entender as suas prioridades e preocupações.
• Realize consultas online ou via app aos cidadãos para recolha de prioridades.
• Realize orçamentos participativos que definam projetos a implementar no ano seguinte.

2. Prioridades de investimento:

• Defina as prioridades de investimento com base nas necessidades identificadas, dando ênfase a projetos que beneficiem diretamente a comunidade e promovam o desenvolvimento sustentável.

(o contraste com a dura realidade…)

3. Receitas e despesas do orçamento anterior:

• Analise o desempenho financeiro do orçamento anterior para identificar áreas de sucesso e possíveis melhorias.
• Avalie a eficácia dos investimentos realizados e ajuste as alocações orçamentais.

Dica 1: seja reservado na estimativa de novas receitas.

Dica 2: adicione uma margem de erro na estimativa dos custos… no final vai ser sempre mais do que o inicialmente previsto. ☹

Dica 3: Perceba claramente onde a execução do orçamento foi deficitária por falta de equipa para executar. Se necessário é preciso reforçar a equipa!

4. Gestão de dívida:

• Reveja a situação da dívida existente e garanta que o orçamento seja compatível com as obrigações financeiras atuais e futuras da autarquia.

5. Contingências e reservas:

• Crie um fundo de contingência para lidar com imprevistos e emergências que possam surgir ao longo do ano.
• Estabeleça reservas orçamentais para projetos específicos ou para fazer face a eventuais défices.

6. Cumprimento das obrigações legais:

• Garanta que o orçamento cumpre todas as exigências legais e regulamentares aplicáveis às autarquias.
• A sustentabilidade financeira mais do que uma obrigação legal é moral.
• Verifique se, devido à legislação que saiu no último ano, vai necessitar de realizar investimentos, por exemplo: lei dos denunciantes, regime geral de prevenção da corrupção, novas portarias para recrutamento, regime geral de proteção de dados, acessibilidade.

(uma receita para contornar a realidade…)

7. Receitas disponíveis:

• Avalie as receitas disponíveis para a autarquia, como impostos locais, taxas e outras fontes de financiamento.

Dica: é neste item que deve entrar os programas de financiamento disponíveis ou potenciais.

(mais importante do que saber qual a meta, é saber como chegamos a ela…)

8. Acompanhamento e avaliação:

• Estabeleça mecanismos de acompanhamento e avaliação do orçamento ao longo do ano, permitindo ajustes quando necessário.
• Avalie os resultados alcançados com as alocações de orçamento e use essas informações para melhorar futuros orçamentos.

(a comunicação como ferramenta de envolvimento da população…)

9. Transparência e prestação de contas:

• Assegure a transparência na elaboração e execução do orçamento, ao disponibilizar informações claras e acessíveis aos cidadãos.
• Preste contas sobre o uso dos recursos públicos de forma clara e periódica.
• Comunique de forma transparente os principais pontos do orçamento à comunidade, explicando como as decisões foram tomadas e como isso vai impactar as suas vidas.

Dica: Neste tópico sugerimos a consulta de alguns projetos como o Tá Claro e o Saiba Quanto Custou de Valongo.

Relembramos que o processo de definição do orçamento deve ser participativo (e participado), envolvendo a colaboração dos diversos setores da sociedade, para garantir uma gestão mais abrangente e efetiva dos recursos públicos.

Se chegou até aqui, e como forma de agradecimento, decidimos oferecer-lhe um bónus!

Aqui está uma breve lista de algumas das plataformas e ferramentas digitais que deve ter em conta ao definir o orçamento da sua autarquia para 2024:

Se a comunicação é prioridade:

• A internet é a sua montra de atendimento por excelência. Aposte numa nova presença online. Tenha atenção à acessibilidade e opte por um site para colocar notícias e eventos.
• Alcance níveis de excelência na acessibilidade, quer obtendo o reconhecimento dos Selos da AMA, quer dotando as suas plataformas de ferramentas para grupos de nicho (ex.: avatar de língua gestual portuguesa).
• Uma app móvel permite ter um canal de relacionamento direto com o cidadão.
• Agilize o atendimento da autarquia permitindo uma auto-marcação e vídeo atendimento.
• Dote a sua presença online de um diretório de serviços inteligente capaz de responder 24x7 às necessidades do cidadão.
• Crie canais de comunicação 24x7 recorrendo a atendimento inteligente por texto ou voz.
• Garanta que os colaboradores estão envolvidos nos processos através da intranet institucional.
• Se a comunicação é importante, principalmente, na área do turismo, garanta que implementa uma solução inteligente e capaz de proporcionais experiências imersivas.

Se a participação é prioridade:

• Implemente uma gestão de ocorrências que otimize o processo desde o reporte à resolução.
• Envolva o cidadão com questionários usando o site e a app.
• Cative a comunidade com orçamentos participativos.
• Motive à participação em votações, recolhas de opinião ou ideias.

Se a transparência é prioridade

• Disponibilize um portal de denúncias cumprindo a legislação de forma integral.
• Agilize o recrutamento para ter a melhor equipa possível do seu lado.
• Transmita de forma simples, integrada e enquadrada o cumprimento dos ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentáveis).
• Dote as equipas internas de formas modernas de gestão das reuniões.
• Se tiver um CROA, potencie a adoção de animais, fazendo em simultâneo a gestão integrada.

Dica: Se a alguns destes 3 valores faz parte das suas preocupações, nós ajudamos.

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