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Mais adesão e menos dúvidas para procedimentos concursais de excelência.

Sabemos que os procedimentos concursais são processos complexos e que exigem bastante atenção e cuidado em todas as suas etapas, do início ao fim.

No que diz respeito ao departamento de recursos humanos, a verdade é só uma. Sejam em equipas de grande ou pequeno porte, multidisciplinares ou simples: os desafios são os mesmos.

Em 2020, a *portaria 12-A obrigou a digitalização dos processos de recrutamento, mas até hoje nem todas as autarquias estão 100% preparadas para os obstáculos desta transição.

Contudo, é para isto que estamos aqui: para ajudar a desmistificar este tema e auxiliar na adaptação deste novo cenário da melhor maneira possível.

A WireAcademy realizou no passado dia 24 de fevereiro de 2022 o seu 28.º Workshop com o tema “Boas práticas nos procedimentos concursais”. O foco desta conversa foi, justamente, avaliar quais poderiam ser consideradas as melhores formas de organizar e gerir um processo tão complexo como são os de recrutamento recorrendo a plataformas digitais.

O evento contou com a participação de oradores cuja experiência reflete as questões fundamentais acerca deste tema:

• Agostinho Soares – Chefe de Divisão de Tecnologias de Informação da CM Amarante;
• Carla Afonso – Chefe de Divisão Administrativa e de Recursos Humanos da CM Amarante;
• Romeu Rodrigues – Chefe de Divisão de Recrutamento e Gestão de Carreiras da CM Matosinhos.

O evento online de 2h contou com a presença e a participação de mais de 300 pessoas, entre técnicos, coordenadores e chefes de divisão de Recursos Humanos. Foi uma manhã rica em questões e troca de experiências.

Romeu Rodrigues iniciou por explicar um pouco sobre a trajetória da digitalização dos processos de recrutamento na Câmara de Matosinhos, facto que ocorreu antes da imposição da portaria 12-A.

Em 2019, a intenção era desmaterializar o departamento com uma plataforma que pudesse salvaguardar todas as necessidades da autarquia. Afinal, Matosinhos é um dos municípios que mais abrem procedimentos concursais todos os anos.

“Sabíamos que íamos ter algumas dificuldades, mas não partimos do zero e sabíamos que a plataforma nos ia ajudar imenso. Tivemos alguns problemas com a implementação de um novo instrumento de trabalho, é normal que surja alguns problemas, mas a expectativa que tínhamos foi superada, sem dúvida”, declarou Romeu Rodrigues.

Após um período (mais do que necessário!) de adaptação, e a progressão de lançamento dos concursos, o Chefe de Divisão de Recrutamento e Gestão de Carreiras de Matosinhos apontou os benefícios da transição para o digital.

“A nossa realidade, embora seja nossa própria, não deixa de ter aspetos que são comuns a toda administração local. […] A grande vantagem é a melhoria para o futuro. Podemos nos organizar facilmente, apenas através do computador e trabalharmos em equipa no desenvolvimento destes procedimentos. Também há a diminuição dos erros e a melhor comunicação de todas as informações. Parece-me a mim que é uma forma de trabalhar mais transparente, mais séria e mais fiável”, sublinhou.

No que diz respeito às diferentes formas de gestão dos procedimentos concursais, Romeu Rodrigues não deixou dúvidas de que é preciso ter atenção ao pormenor em todas as etapas do procedimento.

Além disso, segundo ele, traçar um plano de comunicação para o procedimento pode ser a chave para o sucesso das candidaturas. “É preciso ainda centralizar toda a gestão do processo. Tudo num só lugar facilita o nosso trabalho. Afinal, quanto mais comunicarmos, mais nos protegemos”, realçou.

Ao longo do workshop, o Chefe de Divisão de Recrutamento de Matosinhos ainda salientou alguns aspetos importantes a serem considerados no planeamento de um procedimento prestes a arrancar, tais como: estabelecer os parâmetros específicos para cada concurso, organizar as atas, ofícios e seriações do júri, até à criação de uma equipa multidisciplinar para compor a avaliação psicológica e a de competências.

Já no caso da Câmara Municipal de Amarante, a autarquia necessitava de uma solução que pudesse auxiliar no tratamento das informações, e que pudessem estabelecer uma comunicação mais clara e eficaz com os seus candidatos.

Segundo Carla Afonso, os benefícios originados pela digitalização dos procedimentos concursais vão muito além da otimização do tempo e do trabalho.

“A ferramenta tecnológica veio ajudar-nos em todas as etapas do tratamento da informação, além de atuar em outros princípios como a transparência, a diminuição de erros, a questão ambiental também. Deixamos de ter a questão do papel. Aquela coisa de caixotes e caixotes com candidaturas deixou de existir”, salientou a Chefe de Divisão Administrativa e de Recursos Humanos da autarquia.

A divisão dos recursos humanos do município de Amarante apostou na digitalização logo que possível, contando com a ajuda da equipa de tecnologias da informação, liderada por Agostinho Soares.

De acordo com Agostinho Soares, foi feito um esforço em conjunto para que a desmaterialização do processo pudesse fluir sem grandes problemas. “A nossa primeira experiência real foi já com um concurso a decorrer, em tempo real. Quando acabamos as configurações já estávamos no cenário real de produção. Não havia espaço para erros. Tínhamos que estar sempre afinados e em sintonia”, apontou.

Para tal, o Chefe de Divisão de Tecnologias de Informação da CM Amarante explicou que foi criada uma equipa multidisciplinar entre informática, os recursos humanos e a parte administrativa. Contudo, ele reforçou a importância de um plano de comunicação para os procedimentos concursais.

“É muito importante também disponibilizar a comunicação com os candidatos. É essencial. Elaboramos uma série de FAQs que percebemos relevantes e que foram melhoradas durante o próprio procedimento. Nós íamos percebendo as dúvidas dos candidatos e íamos atualizando o conteúdo. Com isso. Acima de tudo, a comunicação é essencial. É fazer um plano de comunicação, seja ele por e-mail ou no site ou por telefone para fazer um acompanhamento próximo do candidato”, afirmou.

Carla Afonso e Agostinho Soares ainda relembraram uma ocasião prévia à adoção da plataforma em que a CM Amarante abriu 38 vagas e tiveram o retorno de mais de 800 candidaturas, com algumas sendo duplicadas. “Não nos queríamos torturar a nós próprios com esta situação novamente. Portanto, seguimos para o uso de uma ferramenta digital para tratar e compilar as informações”, ressaltou a responsável dos RH.

A plataforma foi usada em Amarante desde a criação do concurso ao seu anúncio, na receção e gestão documental das candidaturas ao processo de avaliação psicológica, na comunicação do júri/concorrentes à organização das listagens. Ou seja, foi utilizada do início ao fim do procedimento concursal.

Não há dúvidas de que a digitalização dos procedimentos concursais oferecem uma série de benefícios e oportunidades. Contudo, os desafios ainda existem. Nas palavras do Romeu Rodrigues, da CM de Matosinhos: “Isto é um processo evolutivo. É um crescimento constante e temos que estar a par dar mudanças e acompanhar”.

Estes foram apenas alguns dos pontos abordados durante o 28.º Workshop. Sem dúvida, foi uma experiência enriquecedora, repleta de trocas de saberes e ações relevantes acerca da gestão dos procedimentos concursais.

A WireAcademy é o programa de disseminação de boas práticas da WireMaze, um espaço único com a missão de partilha de conhecimentos e experiências. Estes eventos são direcionados a técnicos e eleitos autárquicos que buscam aprimorar o seu trabalho diariamente, em prol de uma sociedade melhor.

Esperamos vê-lo no nosso próximo evento!

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*Nota: As regras previstas na Portaria N.º 12-A/2021 foi substituída pela nova Portaria N.º 233/2022.