Passar para o Conteúdo Principal

Águeda, Chaves, Montijo, Estarreja, Castelo de Paiva, Maia, Amadora, Loulé, São João da Pesqueira, Miranda do Douro, Lagoa – Açores… poderíamos continuar esta lista, mas este artigo pareceria um grande mapa de Portugal.

O facto é que estes, e muitos outros municípios, sofriam do mesmo problema: falhas na gestão interna, seja no desenvolvimento de projetos, na comunicação entre equipas, na disponibilidade de recursos.

Sabemos que o desempenho de uma autarquia é diretamente afetado pela comunicação interna entre todos os órgãos autárquicos. Centralizar os seus recursos de maneira organizada e transparente pode ser um grande aliado para potencializar os trabalhos realizados.

Por isso, a intranet é uma excelente ferramenta!

Extremamente valiosa, ela ajuda a facilitar a comunicação e a colaboração entre equipas, aumentando a segurança da informação e a produtividade, além de economizar tempo e dinheiro.

A grande vantagem de uma intranet bem estruturada é possibilitar a participação de todos os funcionários, seja para sugerir melhorias, para fazer parte de pesquisas ou para tomar alguma decisão importante.

Tudo isto ajuda a diminuir o tempo gasto em reuniões, simplificando todo o processo.

Estas situações soam familiares demais na sua instituição?

• Dificuldade em organizar os documentos dentro e fora dos departamentos;
• Dificuldade em consultar dados de recursos humanos pelos colaboradores;
• Descentralização de informações disponibilizadas aos colaboradores;
• Não há acesso a um helpdesk digital facilitado e simplificado;
• As notificações entre equipas acabam por ser esquecidas ou ignoradas;
• A gestão documental não é integrada e partilhada com os outros departamentos;
• A marcação de férias não é eficaz e acaba em sobreposições;
• Não há partilha de conhecimento no âmbito da hierarquia ou em equipas de trabalho ad hoc.

Se estes casos têm alguma semelhança com a realidade da sua autarquia, não é mera coincidência. Infelizmente, ainda há alguns municípios que não comprovaram a importância de uma intranet eficaz.

Mas tudo bem! Estamos aqui para ajudar a mudar este cenário.

Afinal, para uma instituição pública funcionar em pleno vigor, a comunicação entre as áreas precisa de ser muito bem coordenada, caso contrário, há perda de tempo e de recursos em todo o processo. Ninguém deseja esse tipo de constrangimento.

Então, como podemos evitar estas situações?

• Centralizar as informações numa rede partilhada permite um aumento significativo de produtividade, rentabilização de tempo, recursos e energia dos trabalhadores.
• Aceder a todos e quaisquer dados disponíveis internamente de forma célere e organizada ajuda no melhor desempenho das funções.
• Notificações sobre novidades de atividades ou alterações em documentos torna-se muito mais fácil e prático.
• Gerir de forma online um helpdesk operacional ou informático com a facilidade de gestão de acessos a aplicações (web, desktop ou remoto) permite mais eficácia no desenvolvimento dos processos.

Portanto, a ausência de uma ferramenta capaz de auxiliar em toda esta gestão interna é algo bastante prejudicial à dinâmica de trabalho de uma autarquia, impactando não só o rendimento do trabalho dos colaboradores como também a qualidade na resolução dos problemas.

Quando há uma intranet bem estruturada, toda a gestão da instituição fica muito mais clara, simples, célere e, principalmente, transparente.

Facilitar o acesso a informação para a resolução dos problemas é um dos principais pilares no serviço ao cidadão. Aos olhos do munícipe, é essencial para que haja mais confiança no serviço oferecido.

Independentemente do número de funcionários de que uma autarquia dispõe, um ambiente de colaboração centralizado, simplificado e partilhado é a chave para o sucesso.

Mais de 100 autarquias confiaram a sua intranet à WireMaze. Deixe-nos ajudar a melhorar a sua gestão interna e a potencializar os seus resultados.

Quer saber mais sobre o tema? Reveja estes artigos:

• Saiba como CM Loulé rege a sua autarquia como uma orquestra.
• Amadora: da gestão de topo ao trabalhador, num piscar de olhos!
• CHUSJ mostra como dinamizar uma intranet de sucesso para milhares de utilizadores

Não deixe de nos acompanhar nas nossas páginas de Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter. Para estar a par de todas as nossas novidades, subscreva a nossa newsletter.