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Trabalhar na função pública é, para muitos, o mais alto objetivo profissional. No entanto, houve uma altura em que ingressar nestes cargos era um grande desafio (ou então uma grande prova de paciência). Seja pela longa demora do processo em si, ou então das burocracias aplicadas à tramitação dos mesmos.
O facto é que já comprovamos neste blog que a desmaterialização dos procedimentos concursais traz inúmeras vantagens e benefícios, tanto para a equipa dos Recursos Humanos como para os candidatos.
Com a chegada da Portaria n.º 12-A/2021 e posteriormente a Portaria n.º 233/2022, foi possível acelerar ainda mais o processo de digitalização e, por consequência, a simplificação dos recrutamentos.
A atual realidade das instituições públicas é que os procedimentos concursais possuem uma grande complexidade de etapas, documentos e avaliações, que podem ser exaustivas. E se ainda houver alguma falha organizacional, os problemas podem duplicar.
Isto tudo gera um desgaste desnecessário à equipa, quando na verdade há ferramentas que podem descomplicar tais tarefas, melhorando a gestão de tempo, recursos e esforços.
Afinal, as plataformas digitais oferecem soluções capazes de combater estes diversos obstáculos e auxiliar na desmaterialização destes processos de forma muito simplificada.
Um exemplo a conhecer é o da Secretaria-Geral do Ambiente e Ação Climática, que apostou numa solução que pudesse facilitar a tramitação dos procedimentos concursais do início ao fim.
Desde o início de 2022, o departamento dos Recursos Humanos da entidade contabilizou a abertura 23 procedimentos concursais para preencher 36 postos de trabalho, somando mais de 130 candidatos no total. Imagine gerir os documentos de todos estes processos de forma rápida e eficiente?
Não é uma tarefa impossível, mas com certeza é desafiadora, capaz de pôr à prova a atenção e os nervos de todos os colaboradores.
Conversamos com Vera Gonçalves, chefe de divisão de gestão de recursos humanos da Secretaria-Geral do Ambiente e Ação Climática, para perceber como foi o processo de adaptação da instituição a uma nova realidade, mais moderna e eficaz.
Quais foram os desafios enfrentados durante a implementação da plataforma?
Os desafios enfrentados são os tipicamente associados a qualquer processo de mudança. Tem sido necessário motivar e apoiar a equipa durante o processo aprendizagem e adaptação à plataforma.
Que benefícios é que a implementação desta plataforma trouxe para o departamento dos RH?
Desmaterialização do processo, facilitando a sua tramitação, desde a submissão à sua tramitação, consulta e auditabilidade.
Qual é o impacto desta mudança? (interna e externamente)
Do ponto de vista interno, permitiu-nos concentrar praticamente toda a tramitação do processo numa única plataforma, tornando assim desnecessário o recurso a e-mail, gestor documental, etc. Do ponto de vista externo, julgamos também haver vantagens para o potencial candidato, quer no acesso à informação relevante, quer no processo de candidatura, uma vez que se o formulário estiver bem desenhado, evita, por exemplo, o “esquecimento” de documentação obrigatória.
Qual a grande vantagem em avançar no processo de desmaterialização dos processos dentro da Secretaria-Geral?
Por ser a Secretaria-Geral da área Governativa do Ambiente, entendemos que temos também responsabilidades acrescidas nesse âmbito, pelo que o processo de desmaterialização já vinha sendo iniciado. Existem alguns marcos no processo de mudança desta SG nesse sentido, como por exemplo, a desmaterialização dos processos de contratação pública, implementação de um sistema de gestão documental, massificação do teletrabalho, desmaterialização do processo de avaliação de desempenho e agora mais recentemente a aquisição e implementação desta plataforma.
Acresce que a SG tem inúmeras limitações ao nível da gestão do espaço, quer de arquivo, quer ao nível dos postos de trabalho físicos, pelo que a desmaterialização dos seus processos/procedimentos permite facilitar essa gestão.
Quais os conselhos que daria para as instituições que ainda não modernizaram os seus processos de recrutamento?
A mudança implica investimento não só a nível financeiro, mas também ao nível da capacitação das equipas. Contudo, estamos convencidos de que é um esforço que permitirá ganhos de eficácia e eficiência a curto/médio prazo.
Todo o processo de mudança é desafiador, e traz consigo muitas incertezas e inseguranças. Como a própria palavra já indica, é um processo, uma transição que deve ser feita gradualmente.
Uma forma nova de fazer aquilo que era rotineiro pode trazer resultados surpreendentes. Contudo, é preciso ter capacidade de adaptação, vontade de aprender e uma combinação entre insistência e esforço.
Muitos organismos públicos e autarquias apostaram na desmaterialização dos seus procedimentos concursais de forma a conseguir rentabilizar tempo e recursos. Os benefícios foram muito além das expectativas. São exemplos:
