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Em 2019, o Município da Maia sentiu a necessidade de não só modernizar todos os seus processos internos, em prol de oferecer mais qualidade no serviço ao munícipe, mas também torná-los mais simples e eficientes.

Para isso, o executivo incentivou a digitalização de inúmeros procedimentos, agilizando as diversas burocracias da instituição. Apostou também na modernização da gestão das reuniões municipais, principalmente no que toca às Assembleias Municipais.

Neste Case Study, baseamo-nos na experiência de implementação da plataforma online de gestão de reuniões e também no testemunho da Dr.ª Marisa Neves, chefe da unidade de apoio aos órgãos autárquicos da Câmara Municipal da Maia.

Antes da plataforma

Apesar de a pandemia ter tido um impacto muito negativo em todo o mundo, ainda assim proporcionou uma grande oportunidade para as autarquias se reinventarem e digitalizarem os seus procedimentos internos, de forma a continuarem a chegar aos seus cidadãos.

Processos que estavam já muito desatualizados e, principalmente, extremamente agarrados ao papel, tiveram a oportunidade de serem melhorados. Este foi um dos pontos considerados pelo Município da Maia no seu trajeto rumo à modernização administrativa.

Um dos pontos considerados para este projeto de digitalização foi a organização de reuniões municipais, seja uma reunião interna da câmara ou mesmo da Assembleia Municipal. Afinal, é nestes momentos que são discutidos temas importantes para a comunidade, colocando em cheque a qualidade de vida dos cidadãos.

Portanto, ter cuidado com a gestão destas reuniões torna-se fulcral. Por ser uma tarefa complexa, cheia de passos a serem cumpridos, a sua execução, e principalmente, a sua organização, pode ser desafiante, ainda mais se ainda estiver atrelada ao papel.

“A ausência de uma ferramenta que permitisse o depósito e partilha de documentação de forma ágil, fidedigna, do ponto de vista formal, e que permitisse acautelar as convocatórias das reuniões em simultâneo, tornava este processo pesado, burocrático, e pouco “user friendly” recorrendo muitas vezes ao papel e à impressão de milhares de páginas por reunião”, apontou a Dr.ª Marisa Neves.

Esta era a grande necessidade da Câmara Municipal da Maia. O objetivo do executivo era encontrar uma solução que pudesse não só unificar as ações referentes à gestão das reuniões, como também uma ferramenta capaz de centralizar e automatizar algumas das tarefas ligadas à organização das Assembleias.

Desta forma, davam mais um passo rumo à excelência da modernização administrativa do concelho, sendo este o foco principal da autarquia há muito tempo.  Com a implementação de uma plataforma digital capaz de atender às suas expectativas e necessidades, previu ainda o benefício da libertação de recursos e de tempo despendido.

Assembleias Municipais digitalizadas

Tanto as reuniões de Câmara como as Assembleias Municipais são tarefas complexas, em diferentes aspetos. Uma organização eficaz destas reuniões municipais centra-se em dois pilares distintos: a gestão das pessoas e a gestão dos documentos.

A gestão das pessoas começa desde o envio da convocatória dos participantes e todos os aspetos da sua participação, até no tempo de intervenção de cada um durante a reunião. Já a gestão de documentos vai desde a confirmação dos registos, dos votos (no caso das assembleias municipais), até ao princípio mais basilar, como coordenar atas, formulários e quaisquer outros documentos disponibilizados.

O objetivo traçado pelo Executivo da Maia na altura foi no sentido de encontrar uma plataforma centralizadora na sua gestão de documentos e de notificações, otimizando e, principalmente, automatizando ao máximo os processos internos.

“A plataforma permitiu uma desmaterialização massiva do procedimento de convocatória e gestão das reuniões dos órgãos autárquicos, facilitando o trabalho dos técnicos do município, bem como tornou a consulta da documentação por parte dos membros dos órgãos muito mais funcional”, salientou a Dr.ª Marisa Neves.

As vantagens elencadas pela Maia são várias:

Do ponto de vista do primeiro nível de organização das reuniões municipais, o processo da convocatória foi simplificado. Mais do que isso, foi automatizado para que todos os participantes registados pudessem receber as notificações. Desta forma, além de cumprir os prazos, possibilitou à autarquia ter uma confirmação do recebimento, seja por SMS ou e-mail, através de recibos de leitura especializados.

A gestão documental também foi otimizada, ao centralizar todos os documentos relevantes para a ordem do dia. Os participantes convocados têm acesso a estes ficheiros atempadamente, dando mais tempo e liberdade para consulta prévia, ao mesmo tempo que são registados todos os movimentos realizados no sistema, de modo a manter a integridade e a segurança dos temas tratados.

Durante as reuniões, o registo da presença dos participantes, a execução e contabilização dos votos é feita de maneira automatizada, facilitando o fluxo da reunião e não dando oportunidade para inconsistências ou equívocos que possam originar constrangimentos para a autarquia.

Outro ponto a ser sublinhado é a gestão de tempo dos intervenientes. A solução contempla também um cronómetro, que não só auxilia a visualização do tempo decorrido, como também é intuitivo e simples para o colaborador responsável pelo seu manuseio.

Contudo, o maior dos benefícios: redução de tempo e de recursos!

“A solução é funcional, permite uma redução muito significativa de custos com impressões, promovendo a desmaterialização de processos e, não menos importante, a afetação de menos recursos humanos às tarefas de gestão das reuniões dos órgãos autárquicos”, justificou a Dr.ª Marisa Neves.

Características da plataforma implementada

A solução implementada pela Câmara Municipal da Maia para a gestão online das reuniões municipais segue todas as premissas, normas e recomendações presentes na legislação portuguesa, para que o governo local possa realizar uma modernização administrativa eficaz e intuitiva.

A plataforma de recrutamento apresenta as seguintes características:

• Gestão Centralizadora

Um único ambiente de trabalho para receção e consulta de documentos, além da organização de todos os processos e registos das reuniões institucionais;

• Multicanal personalizável

Acesso aos documentos via desktop ou dispositivos móveis, com a possibilidade de personalizações consoante o regimento;

• Automatizações

Geração automática de atas e minutas editáveis, lançamento de convocatórias via e-mail e SMS com identificador de leitura.

• Transparência

Através de perfis de segurança, o acesso à plataforma cumpre a privacidade de todos os intervenientes;

• Controlo intuitivo

Controlo de tempos de debates, intervenções e registo de votações com display interativo;

• RGPD ready

A recolha de dados é feita de forma segura e respeita o Regulamento Geral da Proteção de Dados.

Impacto na autarquia

Diversos fatores colaboraram para o sucesso da implementação desta plataforma de gestão de reuniões municipais. Entre eles, destaca-se a mentalidade inovadora e modernizadora da Câmara Municipal da Maia, que investiu numa ferramenta capaz de otimizar os seus recursos, oferecendo mais qualidade na realização de uma tarefa complexa e desgastante.

Além disso, vale ressaltar o empenho e a dedicação dos colaboradores envolvidos, que se propuseram a quebrar a dinâmica do “sempre se fez assim”, em prol de uma gestão mais informatizada, transparente e segura dos procedimentos internos. 

A plataforma de gestão online de reuniões municipais da Câmara Municipal da Maia foi lançada em dezembro de 2019. Desde então, possui 203 utilizadores cadastrados, contabilizando mais de 180 reuniões geridas e 3336 assuntos tratados. Tudo isso otimizando os recursos internos para não haver desperdício de tempo, energia e recursos da autarquia.

Nas palavras da Dr.ª Marisa Neves, "Simplificamos, desmaterializamos, eliminamos tarefas inúteis na organização, acrescentamos valor, mas também acrescentamos valor às pessoas. Ter técnicos superiores qualificados que fazem tarefas rotineiras que não acrescentam valor à organização e que agora passaram a ter tempo para as tarefas substanciais e para abraçar novos projetos muito mais aliciantes no município. Este sim, foi o ganho mais significativo para o município da Maia."

Gostava de saber mais sobre esta solução utilizada pela Maia? Entre em contacto connosco.