Passar para o Conteúdo Principal

Com o avanço de novas tecnologias, o surgimento de novos postos de trabalho no concelho e ainda a necessidade do cumprimento de leis referentes aos procedimentos concursais, o Município de Torres Vedras tornou-se um dos pioneiros no que toca à desmaterialização dos processos de recrutamento.

Neste Case Study, baseamo-nos na experiência de implementação da plataforma online de gestão de recrutamento e também no testemunho da Dr.ª Joana Barradas, chefe da divisão dos Recursos Humanos da autarquia.

Antes da plataforma

À semelhança da generalidade das autarquias do país, a Câmara Municipal de Torres Vedras enquadrava a atividade relativa aos processos de recrutamento e seleção nos termos do regime da Portaria n.º 125-A/2019. Esta legislação regulamentava as regras de tramitação dos procedimentos concursais para o acesso à administração pública.

De acordo com as normas dessa lei, era apenas recomendada a utilização de meios digitais para otimizar os processos internos. No entanto, na realidade, poucas Câmaras Municipais estavam dispostas a desmaterializar os seus processos de recrutamento, seja por falta de recursos, tecnologias ou formação técnica.

De facto, a Câmara Municipal de Torres Vedras pode ser considerada uma das pioneiras nesta transição tecnológica, juntamente com o Município de Matosinhos e o Hospital de São João, por exemplo, que também deram início à desmaterialização de processos.

Antes mesmo da implementação da Portaria n.º 12-A/2021, que já obrigava à utilização de meios digitais nos procedimentos concursais, Torres Vedras já tinha iniciado o trabalho para a implementação de uma plataforma capaz de centralizar todo o processo num único lugar.

O desafio era encontrar uma solução capaz de receber de forma segura as candidaturas, gerir a tramitação dos documentos e avaliações, otimizar recursos físicos e, ao mesmo tempo, ser uma plataforma intuitiva, rápida e eficiente em conformidade com a legislação em vigor.

Recrutamento digitalizado

Os procedimentos concursais são complexos, seja pela quantidade de documentos e passos envolvidos, seja pela fase de avaliações técnicas pelos diversos júris, o que se intensifica quando se recebem centenas de candidaturas.

O objetivo traçado pela Divisão de Recursos Humanos na altura foi no sentido de encontrar uma plataforma capaz de interligar todas as fases dos procedimentos concursais, centralizando a sua gestão de documentos e de notificações, otimizando as fases de avaliação técnica e automatizando ao máximo para o cumprimento dos prazos estipulados por lei.

“As pessoas estão cada vez mais habituadas aos processos online, tal como já acontece com o IRS e outros processos relacionados com a sua vida. No início tivemos receio quanto a eventuais dificuldades de adaptação por parte dos candidatos mas tal não se verificou. O facto de as candidaturas serem preenchidas na plataforma reduz a possibilidade de erros, tanto da parte de quem as faz, como da parte dos serviços que as recebem e analisam” salientou a Dr.ª Joana Barradas.

As vantagens elencadas por Torres Vedras são várias:

Do ponto de vista do candidato, o acesso ao procedimento concursal ficou mais claro e objetivo. Num único formulário (que pode ser criado através de um modelo template ou então personalizado de raiz), é possível preencher todas as informações solicitadas, evitando-se o constrangimento de erros ou dúvidas. Além disso, facilmente se anexa uma grande variedade de documentos para a análise do recrutador, que podem ser reenviados, caso haja algum engano.

Do ponto de vista do Município, desmaterializar a receção das candidaturas proporcionou a libertação de recursos internos, uma vez que ajudou a poupar imenso tempo na tramitação dos processos. Já não havia a necessidade de rever (e ainda fazer um doublecheck novamente) para evitar candidaturas duplicadas ou candidaturas que ficavam mal arquivadas, além do tempo que se perdia com as verificações dos dados para as notificações.

As candidaturas ficam armazenadas na plataforma por forma a não só centralizar a informação total de cada procedimento, como a disponibilizar os dados de maneira clara e objetiva para consultas futuras. Desta forma, previne-se a perda de tempo e de energia em busca de algum documento específico, além de evitar o risco de perdas.

Outro ponto positivo da implementação foi a melhoria na organização, no que toca ao armazenamento dos dados das candidaturas. “A organização no ambiente digital é uma mais-valia. Prateleiras com inúmeras pastas? Isto acabou! Temos no máximo uma pasta com o essencial para o arquivo, o restante está na plataforma”, justificou a Dr.ª Joana Barradas.

A comunicação entre o Município e os candidatos também foi simplificada, sendo mais automatizada e rápida, já que a plataforma centraliza os contactos. A notificação do processo, seja por e-mail, SMS, ou ambas, pode ser planeada, editada e agendada.

No que toca a segurança, o acesso às candidaturas está assegurado através do RGPD, aplicado a perfis de segurança para diferentes níveis da equipa dos Recursos Humanos. Ou seja, esta gestão desmaterializada garante a integridade dos dados no processo de recrutamento.

Mais recentemente a Divisão de Recursos Humanos decidiu voltar a inovar, rentabilizando a plataforma para outros dois processos que gere internamente: gestão de candidaturas espontâneas e pedidos de estágio curricular. “Neste momento dispomos de 31 candidaturas espontâneas arquivadas na plataforma e 59 pedidos de estágio, o que nos permite gerir as respostas com facilidade, ter um arquivo digital e efetuar consultas de acordo com as nossas necessidades internas”, informou a Dra. Joana Barradas.

Características da plataforma implementada

A solução implementada pela Câmara Municipal de Torres Vedras para a gestão online dos procedimentos concursais segue todas as normas e recomendações presentes na Portaria n.º 233/2022, o mais recente regime de acesso à administração pública.

Esta nova legislação veio não só complementar as obrigatoriedades já observadas na Portaria n.º 12-A/2021, como também ampliar as suas aplicações.

A plataforma de recrutamento apresenta as seguintes características:

• Facilidade de submissão

Formulários intuitivos para a submissão das candidaturas e obtenção de comprovativo automatizado;

• Comunicação simplificada

Notificações por e-mail ou SMS em todas as etapas do procedimento;

• Validação e consultas

Verificação e exclusão de candidaturas por incumprimento, com extração intuitiva dos resultados;

• Gestão centralizada

Da receção e triagem de candidaturas, à análise técnica e avaliação do júri, à divulgação dos resultados. Tudo num único sistema uniformizado;

• Segurança

Gestão de acessos à informação dos candidatos com perfis de segurança. A plataforma também segue todos os requisitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados;

• Customização

Interface simples e rápida de modificar. Permite a personalização de formulários e fases do recrutamento.

Impacto na autarquia

A desmaterialização dos procedimentos concursais é mais do que uma exigência legal, pois traz inúmeros benefícios à autarquia e ao cidadão. Além de garantir o melhor recrutamento de candidatos mais aptos, em função das necessidades efetivas de cada posto de trabalho, permite que esta atividade seja mais eficiente na sua gestão, mais célere na sua avaliação, mais assertiva no seu resultado.

A plataforma online para a gestão dos procedimentos concursais do Município de Torres Vedras foi lançada em março de 2021. Desde então, foram lançados 84 procedimentos concursais por esta via, aos quais correspondem 3.825 candidaturas recebidas.  

Um exemplo impactante: um procedimento concursal com 361 candidaturas para assistente operacional. Imagine a quantidade de documentos e avaliações realizadas – sem falar na taxa de esforço e tempo despendido – se não houvesse uma plataforma de gestão online capaz de otimizar os procedimentos concursais ao nível máximo da excelência.

Vários fatores contribuíram para o sucesso da implementação desta plataforma de gestão de recrutamento. Entre eles, destaca-se o investimento da Câmara Municipal numa ferramenta capaz de otimizar os seus recursos, oferecendo mais qualidade na realização de uma tarefa tão complexa.

Além disso, vale ressaltar o empenho e a dedicação dos colaboradores envolvidos, que se propuseram a quebrar a dinâmica do “sempre se fez assim”, em prol de uma gestão mais informatizada, transparente e segura dos procedimentos. 

Gostava de saber mais sobre esta solução utilizada por Torres Vedras? Entre em contacto connosco.