Na WireMaze desenvolvemos soluções próprias que focam a relação entre administração pública e cidadão, em torno de 3 pilares: comunicação, transparência e participação.
Nesta área pode consultar os produtos por vertical.
Os procedimentos concursais são conhecidos pela sua logística complexa, contudo a nível governamental foi decretado que estes tenham que ser 100% digitais.
Aquilo que é desconhecido torna-se o nosso maior inimigo, e num curto espaço de tempo, as instituições públicas viram-se numa mudança brusca e forçada. Como consequência, cria-se um ambiente de medo, insegurança e, por vezes, desespero por parte dos colaboradores.
Os procedimentos concursais obedecem a um conjunto de procedimentos definidos pela Direção-geral da Administração e do Emprego Público e que exige uma estrutura de trabalho bem definida.
Hoje, respondemos às 5 questões que mais nos fazem sobre a implementação de uma plataforma de recrutamento online numa instituição pública:
1. Como é o processo de implementação da plataforma na instituição? Existe muita resistência à mudança por parte da equipa interna da mesma?
Falar na transição de todos os procedimentos concursais para a vertente digital é sinónimo de falarmos em grande mudança. E claro, grandes mudanças apresentam muitas vezes grandes atritos.
Contudo, pela nossa experiência, na maior parte das vezes não passam de medos infundamentados, que rapidamente são ultrapassados. Vejamos, por exemplo, o caso do Centro Hospitalar São João: na sua participação na sessão de “Serviços e Transparência” do 3.º Autarquias do Futuro.
Dr.ª Anabela Morais, Diretora do Departamento de Recursos Humanos do Centro Hospitalar Universitário de São João (CHUSJ), referiu que a mudança, como é claro, traz sempre resistência, mas no caso do CHUSJ essa foi facilmente ultrapassada, especialmente quando, num primeiro concurso com mais de 3000 candidaturas o tempo de análise de candidaturas foi reduzido em cerca de 9 meses, comparativamente a concursos idênticos anteriores.
Toda a mudança traz resistência. Contudo, devemos, de forma pedagógica, demonstrar os benefícios da modernização em questão. Já pensou que nunca mais vai ter de passar horas e horas a fio a introduzir, manualmente, informações de candidatos numa lista de Excel?
Penafiel, por exemplo, falou-nos na dificuldade que tinha em justificar duas semanas de trabalho apenas para fazer importação manual de informações de candidatos para listas de Excel. Para a autarquia, a possibilidade de receber a informação de forma centralizada será muito superior a qualquer resistência que possa existir por parte das equipas.
2. Os candidatos mostram muito resistência à alteração do processo de candidatura?
Olhemos, outra vez, para o caso do CHUSJ. Durante a participação, na sessão do megaenvento da WireAcademy – Autarquias do Futuro – a Dr.ª Anabela Morais, aborda a desmistificação deste (quase) “mito urbano”.
Nas palavras da mesma, podemos compreender que dificuldades vão sempre existir, porém, com o devido acompanhamento e com uma construção de formulários bem estruturada, todas as dificuldades que possamos encontrar são facilmente ultrapassadas.
Acrescenta, ainda, “temos, paralelamente, a forma de submissão do nosso IRS como exemplo. Já desde há algum tempo que a submissão da declaração de IRS é apenas efetuada via eletrónica.”
Ultrapassar as dificuldades, numa fase inicial, passa pela estruturação do novo método, formação das equipas sobre o mesmo, de forma que estas proporcionem um acompanhamento mais afinado aos candidatos.
3. Estão, agora, a utilizar todas as valências da plataforma? Ou é possível adaptar as funcionalidades da plataforma ao formato de procedimento concursal que temos implementado na instituição?
Uma das grandes vantagens da plataforma de gestão de procedimentos concursais passa pela sua flexibilidade. Apesar de existir apenas uma legislação para os milhares de instituições públicas, existem, também, milhares de formas de trabalhar de acordo com a mesma legislação.
O queremos dizer com isto, é que cada instituição é única, e por isso, termos uma plataforma flexível é fundamental.
wireRECRUIT, a plataforma de recrutamento da WireMaze, permite gerir todos os procedimentos concursais, desde a sua conceção até à contratação do candidato.
No entanto, a implementação de novos processos pode ser desafiadora, a plataforma poderá ser utilizada de acordo com o método de trabalho de cada instituição.
No caso de Matosinhos, numa fase inicial a plataforma era usada, apenas, como um portal de entrada da informação dos candidatos centralizado. Após esta receção, era realizada uma exportação das listas para Excel e, posteriormente, avaliadas em fontes externas.
Enquanto, o CHUSJ deu primazia a uma utilização mais abrangente das funcionalidades da plataforma. Dr.ª La Salete Reis, Técnica de Informática e Responsável pela plataforma de recrutamento na instituição, partilhou que “a facilidade de avaliação dos candidatos e de interação entre os diversos intervenientes (candidatos – júris – RH) são duas das grandes vantagens da plataforma.”
4. Como fazem a gestão entre esta plataforma e outras que possam já existir na instituição, como a de Gestão Documental?
A questão das integrações surge sempre quando ponderamos a introdução de novas plataformas no ecossistema informático.
Contudo, devemos sempre questionar: Preciso realmente das integrações?
Como já referido, temos neste momento o CHUSJ, o Município de Matosinhos, o Município de Vila Franca de Xira e, num futuro próximo, o Município de Braga e de Lisboa, a utilizarem a plataforma.
Estas são instituições públicas que recebem milhares de candidaturas de forma regular e que não têm, neste momento, integração com outras plataformas, nomeadamente a gestão documental.
A integração é importante? Sim, acreditamos num ecossistema interligado! Devemos compreender quando é importante dar esse passo.
No caso do wireRECRUIT, por exemplo, toda a informação está centralizada na mesma plataforma, a integração com uma gestão documental acaba por não ser mais que duplicação da informação. Poderão existir mais integrações no futuro? Sim, mas apenas se fizerem sentido.
5. Como comunicam a plataforma e alteração de processo?
Este é o ponto que vem complementar todos os pontos anteriores. Uma determinante ajuda, quer na perspetiva do candidato, quer na perspetiva da equipa interna da instituição.
A comunicação das alterações é fundamental para conseguirmos alcançar o sucesso de uma plataforma como o wireRECRUIT.
Na nossa experiência e fazendo uso das palavras de Pedro Brás, Presidente da União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão, “devemos mais do que informar, formar”.
Formar os nossos candidatos para o uso de novas plataformas e criar as condições para que possam utilizar as mesmas.
Formar as nossas equipas para que possam ultrapassar os obstáculos inerentes à mudança e prestar um serviço de cada vez maior qualidade aos nossos cidadãos.
Temos, também, a necessidade de informar. Informar sobre a existência de novas plataformas e promover a sua utilização, apenas, assim conseguiremos garantir o sucesso das mesmas.
Na realidade, o sucesso das nossas plataformas, mais do que da sua simples implementação, depende da melhoria no quotidiano das equipas e, como consequência, do serviço que estas prestam à comunidade. No final do dia, é para ela que trabalhamos. É, junto, dos cidadãos que promovemos cidadania.
A modernização dos processos de recrutamento é possível, fale connosco!
