Blog WireMaze

Wirerecruit recrutamento portaria 1 847 450
2021/05/04

Portaria N.º 12-A/2021: Adapte já o seu procedimento concursal de recrutamento

Já leu a portaria n.º12-A/2021 de 11 de janeiro de 2021?

Saiba como as autarquias de Matosinhos, Torres Vedras e Guimarães, ou instituições como o Hospital São João (CHUSJ) e o INEM já se adaptaram à mesma.

Romeu Rodrigues explicou, no 2.º Autarquias do Futuro, como decorreu a adoção na autarquia de Matosinhos, onde e em apenas alguns meses receberam milhares de candidaturas, tudo no formato digital.

“Matosinhos recebeu num único procedimento para 3 vagas recebeu 769 candidaturas. A maioria dos processos envolve 10 a 20 capas, o que dificulta o teletrabalho.” foi um dos argumentos usados pelo técnico da divisão de recursos humanos da autarquia.

Segundo o município, a plataforma protege todos, garantindo ainda memória futura. Num “processo rápido, simples, cómodo e fiável.”

Partilhamos, também, o impacto deste investimento nos processos de recrutamento online no seguinte artigo: “1091 candidaturas RH em um mês? Matosinhos explica como!”.

Bruno Oliveira, Diretor do Departamento Sistemas de Informação do Município de Matosinhos afirma que “A adesão foi excelente a todos os níveis…É assim fácil perceber o impacto que estas mesmas candidaturas teriam ao nível dos serviços, nomeadamente do atendimento, se o processo fosse tratado presencialmente e em papel.”

O Hospital de São João (CHUSJ) em 26 de dezembro de 2016 lançou um procedimento para o qual recebeu 1271 candidaturas em apenas 24 horas.

“Com recurso à plataforma, num concurso com 1271 candidatos, conseguimos reduzir o tempo para publicação de listas finais de admitidos de 1 ano para cerca de 2.5 meses” expressou o representante do CHSJ responsável pela solução.

Em 2020, tivemos o prazer de conversar com o STIC – Serviço de Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação do CHUSJ. O artigo “Processos de recrutamento com duração de um ano? Uma unidade de saúde fá-lo em 3 meses, saiba qual!” aborda os benefícios e o impacto que a instituição obteve com a adoção deste formato de recrutamento. De forma sucinta, “Tal permitiu desmaterializar o processo, incentivando a transparência e o acesso à informação.”

 


Quais são as alterações que irão acontecer no decorrer da digitalização dos procedimentos concursais?

Os desafios?
  • Quanto papel seria necessário para disponibilizar todas as candidaturas aos vários elementos do júri?
  • Qual o risco acrescido do júri e elementos dos RH por lidar com tanto papel (principalmente com doenças como o COVID na ordem do dia)?
  • Qual a logística necessária para guardar todas as candidaturas e movimentá-las para casa dos elementos de júri que estão em teletrabalho?
  • Como garantir a receção de candidaturas em formato digital sem a complexidade de lidar com caixas de entrada nos emails, com os eternos problemas de falta de espaço, tamanho dos ficheiros e associação manual?
  • Um email comum para todos os procedimentos ou diferente para cada procedimento? Acesso partilhado ou apenas uma pessoa a receber, classificar e organizar?
  • Ao tornar digital, as candidaturas aumentam? Aumenta o trabalho de validação das mesmas?
  • Notificar todos os concorrentes por papel, com todo o esforço de criação, impressão, envelopagem e envio?
  • Como ter comprovativos de entrega e contagens de prazo?
  • Organizar um processo baseado em papel? Ou substituído por pastas com emails e digitalizações?

 

A solução

A submissão de procedimentos concursais de recrutamento, nestas entidades, passou a ser possível em formato digital através de uma página na internet.

Os concorrentes podem responder, de uma só vez ou de forma faseada, a candidatura e submeter quando entenderem de estar completa.

O formulário permite a existência de validadores diferentes, consoante as necessidades de cada concurso. Assim garante-se a diminuição de erros e, por consequente, a fase de análise da documentação é mais rápida.

A plataforma suporta vários métodos de seleção, bem como o envio das notificações aos concorrentes, bem como o acompanhamento do procedimento aos mesmos.

Já os membros do júri têm acesso a todas as candidaturas para o procedimento em causa, podendo definir pontuações e tramitar os candidatos através das diferentes fases. Todos os acessos a dados pessoais são controlados em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados - RGPD.

Em suma, a gestão integral do procedimento concursal num único repositório.

O resultado?

Procedimentos concursais mais ágeis, com total segurança e transparência.

Fez-lhe sentido? Dê o passo para tornar a sua instituição mais apta para esta nova era, onde o digital é o caminho para uma maior proximidade entre o cidadão e instituições públicas.

 


A secção seguinte destina-se a conhecer em maior pormenor o contexto legal.

O que significa digital “by default”?

Sabia que digital “by default” é o primeiro dos objetivos da Declaração de Tallin assinada pelos membros da União Europeia?

O conceito é tomar as decisões necessárias para tornar os serviços públicos digitais por omissão (Digital by default), sem esquecer iniciativas que fomentem a inclusão e acessibilidade de todos os cidadãos.

A legislação sobre recrutamento é um claro exemplo de como Portugal está na linha da frente da modernização administrativa.

O contexto legal

A portaria n.º12-A/2021 de 11 de janeiro de 2021 altera a Portaria n.º 125-A/2019, de 30 de abril, que regulamenta a tramitação do procedimento concursal de recrutamento.

O objetivo manteve-se o mesmo: agilizar e simplificar a tramitação dos procedimentos concursais, através da utilização preferencial de meios eletrónicos, e clarificar as modalidades do procedimento.

Infra detalham-se algumas das alterações que implicam com a abordagem digital dos procedimentos concursais.

Notificação

Artigo 10.º
1 - As notificações previstas na presente portaria são efetuadas preferencialmente através de correio eletrónico ou plataforma eletrónica, com recibo de entrega de notificação.

Submissão

Artigo 19.º
1 - Salvo indicação expressa e devidamente fundamentada aquando da publicação do início do procedimento, a apresentação da candidatura é efetuada em suporte eletrónico
2- Na apresentação da candidatura, a validação é feita por submissão do formulário disponibilizado para esse efeito, acompanhado do respetivo curriculum vitae e demais documentos exigidos no procedimento, devendo o candidato guardar o comprovativo.

Notificação

Artigo 21.º
3 - Não havendo lugar à exclusão de qualquer candidato, no dia seguinte à conclusão do procedimento previsto no número anterior convocam-se os candidatos, por e-mail ou através da plataforma utilizada no procedimento, para a realização dos métodos de seleção, com indicação do local ou da ferramenta para realização através de meios de comunicação à distância, bem como data e horário em que os mesmos devam ter lugar no prazo máximo de cinco dias úteis.

Artigo 37.º
4 - Após o procedimento previsto no número anterior, os candidatos excluídos são notificados para realização de audiência prévia, através de correio eletrónico ou da plataforma eletrónica utilizada, nos termos do Código do Procedimento Administrativo.