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Ermesinde e UF de Massamá e Monte Abraão, sempre online!

Vivemos numa pandemia que está longe de acabar. Mas nem tudo é negativo! Podemos tirar ilações positivas desta pandemia? Claro.

O isolamento social e o distanciamento obrigaram à aceleração da implementação de mais e melhores ferramentas digitais. As instituições, entre as quais as freguesias, tiveram que melhorar os seus serviços online de modo a manterem-se próximas dos fregueses.

Melhorar a comunicação, atualizar as plataformas e colocar um maior número de ferramentas digitais ao dispor dos fregueses. Estas foram algumas das estratégias implementadas por duas freguesias de referência – a União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão e a Freguesia de Ermesinde.

A União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão (UFMMA) já nos habituou a ser um exemplo de boas práticas em diversas áreas. Pode rever os artigos:

• UF Massamá e Monte Abraão quebra barreiras e aproxima-se dos cidadãos
• Os seus fregueses usufruem de democracia participativa?
• Pedro Brás, Presidente da UF MMA partilha connosco como a sua autarquia se adaptou à nova normalidade.
• Sem participação, diga adeus à comunicação.

Decidimos, então, perceber a estratégia adotada pela UFMMA nos serviços online, durante este tempo pandémico, através de uma conversa com o Presidente, Pedro Oliveira Brás.

Relativo aos últimos 2 anos de pandemia, foi evidente o aumento do número de pedidos efetuados, pelos seus fregueses, através do site da autarquia. Estes pedidos estão relacionados com a emissão de atestados e outro tipo de informações.

Apesar do ataque informático de que foram alvo, que impossibilita conseguirem aferir com exatidão o número de fregueses a usar os canais digitais nos últimos 2 anos, a UFMMA está contente com o resultado e a opinião que é transmitida pela população.

Incrível! Qual o segredo do vosso sucesso?

Para Pedro Oliveira Brás, "o mundo em que vivemos cada vez mais se tem tornado tecnológico, tanto que a pandemia Covid-19 veio potenciar com maior intensidade o uso das tecnologias, razão que nos leva a investir nas nossas redes sociais, permitindo, ao mesmo tempo, estarmos (mais) próximos da nossa comunidade."

Além disto, têm, também, recorrido à mensagem telefónica, que os fregueses ouvem quando ligam para as instalações da UF Massamá e Monte Abraão. Através deste método, partilham informações que poderão ser bastante úteis no dia-a-dia dos seus fregueses.

Devido à pandemia tiveram que se adaptar e foram inseridas algumas medidas, que acreditam ter originado efeitos positivos junto da população.

Através do site é possível:

• Marcar uma consulta com a Assistente Social;
• Solicitar qualquer atestado digitalmente;
• Realizar a inscrição online para a Universidade Sénior;
• Efetuar pagamentos por meios alternativos.

Que excelente exemplo!

Quais os conselhos que deixam para as freguesias que ainda estão a implementar estes processos?

1. É sempre importante estar atento(a) e seguir de perto as ações e comportamentos do público-alvo (a quem se destinam os conteúdos).
2. Ter em conta que a presença nas redes sociais pode garantir proximidade e criação de relações com as pessoas.
3. Através da análise das métricas, caso os sites e as redes sociais as disponibilizem, é possível identificar tudo o que é importante para as pessoas. E segui-lo!
4. Simplificar tudo, para que todas as pessoas, de todas as gerações, possam aceder às mesmas plataformas, informações e documentos. Trabalhando sempre com a ideia de que são pessoas como nós, apenas estão à distância de um ecrã ou de um clique.

São estes os conselhos da UFMMA no que toca aos serviços online.

Outro excelente exemplo de boas práticas é a Junta de Freguesia de Ermesinde, que tem vindo a ser referência em alguns artigos do nosso blog, tais como:

• "A escolha foi simples". Afinal que escolha é que a Junta de Freguesia de Ermesinde fez?
• 1.º Encontro de Juntas de Freguesias do Futuro – Painel Comunicação

Recorremos, assim, ao experiente Miguel de Oliveira, Tesoureiro da Junta de Freguesia de Ermesinde, que nos explicou qual o percurso dos serviços online durante este período de pandemia.

Tendo em conta estes 2 anos pandémicos e toda a restruturação e adaptação dos serviços online, a JF de Ermesinde começa por esclarecer que ainda não está concluído o processo de modernização e digitalização administrativa que têm em curso.

Este processo tem tido avanços e recuos, algo normal visto que à medida que avançam surgem novos desafios que possibilitam o ajuste da estratégia e redefinição de caminhos.

“Tem sido um ótimo desafio pensar toda uma estrutura no digital.”, afirma Miguel de Oliveira.

Mas, o que mudou afinal?

A troca de informação por e-mail atingiu o seu ponto alto, muito do que era feito na tradicional folha branca de papel passou a ser feito por e-mail, o que trouxe um benefício evidente para o freguês.

Do ponto de vista de novas plataformas o Atendimento Virtual foi claramente aquele que mais procura teve.

Tendo em conta que já passamos por tantos confinamentos e desconfinamentos, o que diferenciou este período pandémico dos anteriores?

Para Miguel de Oliveira “é impossível comparar. Apesar de termos iniciado este processo de modernização e digitalização administrativa antes do surto pandémico de Covid-19, a verdade é que só durante a pandemia demos maior enfoque à divulgação e utilização destas ferramentas.”

E os fregueses? Aderiram às novas ferramentas digitais?

“Sim, claro que sim!”, esclarece o tesoureiro.

Mais interessante ainda, foi que Ermesinde percebeu que, agora, são os próprios fregueses que “exigem” novas plataformas não só de atendimento, mas também de pagamento.

A ideia de ter que ir à Junta de Freguesia para fazer um pagamento é algo que já não cabe na cabeça de grande parte dos fregueses de Ermesinde.

E bem!

Segundo Miguel de Oliveira, “temos que saber acompanhar as novas ferramentas para facilitar a ligação à Junta da Freguesia.”

Fregueses cativados, missão cumprida!

Mas afinal, qual foi a estratégia usada para esse feito?

“Utilizamos as mesmas estratégias ao dispor de todos os outros, site e redes sociais essencialmente, mas a melhor acaba por ser também a mais antiga, o “boca a boca” dos ermesindenses.”, afirma Miguel de Oliveira.

Os vossos serviços online sofreram muitas alterações devido à pandemia?

Dando a sua opinião mais sincera, Miguel de Oliveira afirma que: “Não. Se calhar ficava bem dizer que sim, mas não.”

Mas não ficamos por aqui, o tesoureiro da JF de Ermesinde explica-nos porquê…

A aposta na digitalização e modernização administrativa em Ermesinde é anterior à pandemia de Covid-19, pelo que todo o processo começou bem antes de março/abril de 2020.

De acordo com Miguel de Oliveira “a pandemia não teve impacto no caminho que delinearam. Talvez tenha acelerado alguns processos, atrasado outros, mas já sabíamos o que queríamos para a Cidade de Ermesinde.”

E o futuro? O que se pode esperar de Ermesinde?

“O fechar do círculo nunca estará concluído”, afirma Miguel de Oliveira.

“Como próximo passo planeamos:

• Disponibilização de todas os serviços no balcão online. Ainda não tiveram esta possibilidade, mas convenhamos, o processo de desmaterialização e essencialmente de modernização administrativa é um processo sem fim!

Isto é, quando achamos que este processo está concluído, surge sempre algo novo que nos motiva a querer melhorar.

Sabemos que 2022 será um ano decisivo neste processo. Estamos a trabalhar nesse sentido. A espectativa das populações a isso nos obriga.”, conclui Miguel de Oliveira.

Conselhos para quem está a iniciar agora este processo:

Cada autarquia tem as suas especificidades, sabemos que é muito útil poder contar com as experiências de outras autarquias para percebermos que existem outros caminhos, outras possibilidades e novos desafios.

Miguel de Oliveira confessa-nos que “um dos momentos que mais nos fez refletir foi num encontro da WireAcademy promovido pela WireMaze onde pudemos perceber a forma de outras autarquias trabalharem estas matérias.”

Ou seja?

É fundamental a definição clara do objetivo, como e quando o queremos!

Para Miguel de Oliveira “o que é mesmo importante é a definição dos parceiros certos, afinal é com eles que encetamos esta “viagem” que é a modernização e digitalização administrativa.”

Que percurso incrível e bem estruturado!

Miguel de Oliveira, Tesoureiro da Junta de Freguesia de Ermesinde, tem sido presente em vários eventos da WireAcademy e decidiu deixar-nos uma pequena mensagem final.

“Não podia terminar sem uma vez mais agradecer todo o apoio que a WireMaze nos tem dado neste processo. Se em cima referi que a escolha dos parceiros certos era fundamental, termos escolhido a WireMaze para connosco encetar este caminho foi das melhores decisões que tomamos.”

Juntos, promovemos cidadania!

Reveja o nosso 29.º workshop da WireAcademy sobre "Comunicação autárquica online".

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