Quem não comunica, não existe!

“É impossível não comunicar, sabendo que, o não comunicar já é por si só uma forma de comunicação” Paul Watzlawick

Inserido na Semana Europeia da Democracia Local (SEDL), demos início, a 16 de novembro, ao 1.º Encontro de Juntas de Freguesias do Futuro, composto por 3 sessões dedicados a comunicação, transparência e participação.

Este evento de 3 dias foi organizado pela WireAcademy que é uma forma de retribuição, da WireMaze, à cidadania e à democracia. Com o intuito de fomentar o debate, a troca de conhecimentos e a partilha de novas visões.

O objetivo?

Dar voz àquelas que são a 1.ª linha de contacto com o cidadão, as juntas de freguesias.

O painel de comunicação teve como oradores Miguel de Oliveira, da Junta de Freguesia de Ermesinde, e Dr. Diamantino Santos, da Freguesia de Viseu e Presidente da Mesa da Associação Nacional de Freguesias (ANAFRE).

Após diversas intervenções em eventos da WireAcademy, Miguel de Oliveira afirma que “a motivação para participar neste evento era ainda maior”, visto que, “escasseiam momentos em que as juntas de freguesias possam ter discussões abertas com autarcas e eleitos”, facto que Diamantino Santos corroborou.

Segundo o autarca de Ermesinde, “Existem imensas juntas de freguesias, cada uma com características diferentes e todas cometem erros que atrasam o processo evolutivo. É necessário aprender com os outros.”

Está na hora de abraçar a evolução, modernização dos processos administrativos e digitalização!

Miguel de Oliveira presenteou-nos com a partilha do que foi o processo evolutivo da Junta de Freguesia de Ermesinde (JFE) que passou “Do papel ao digital…e ao papel”.

2017 foi o ano em que a JFE percebeu que seria importante arriscarem e crescerem digitalmente para se aproximarem dos seus fregueses.

Uma freguesia com cerca de 40.000 habitantes em 7 km2. Uma das mais povoadas do país e com algumas limitações económicas.

Difícil? Sim.

Impossível? Não!

O primeiro cenário com que se deparam, em 2017, foi “papel, papel, papel e mais papel”, reforça o orador. Não que tenham abdicado do papel, mas rápido perceberam que tanto arquivo em papel era desadequado!

Os meios digitais facilitam a comunicação e ajudam nas questões ambientais, através da redução do uso do papel.

Foi assim traçado o primeiro objetivo da freguesia de Ermesinde: apostar na modernização e digitalização administrativa e tornarem-se uma junta de freguesia líder neste processo.

Segundo Miguel de Oliveira, “é nas juntas de freguesias que os cidadãos procuram diariamente informação e resolução dos seus problemas. Somos a 1.ª linha da máquina estadual. Então, porque é que nas juntas as pessoas tinham de se deslocar para tratar da sua vida? Totalmente ultrapassado!”.

Sendo o processo de modernização e digitalização administrativa uma bandeira alicerçada num processo de comunicação diferente, disruptivo e mais moderno, surgiu a necessidade imediata de mudar a imagem corporativa da junta.

Contudo, sabiam que sozinhos não iam a lado nenhum.

Os parceiros que decidiram levar nesta viagem foram a WireMaze, “para nos ajudar e ser pedra fulcral neste processo”, e a Medidata, “para nos fornecer os serviços de gestão documental”.

“O processo de informatização de dados foi o mais trabalhoso e moroso.” referiu Miguel de Oliveira.

Mas Ermesinde não ficou por aqui!

Veja passo a passo:

• 1.º passo: Novo Site. Esta foi a primeira mudança para os fregueses. O passo que assegurou que a escolha de parceria tinha sito a acertada. O antigo site era pouco intuitivo e antigo. O novo site, é sem dúvida, o centro desta nova estratégia de comunicação e digitalização. Todos os dias tinham cerca de 100 visitas à junta. O novo site veio quebrar essa ida desnecessária ao local.
• 2.º passo: Atendimento virtual. Permitiu aos fregueses, em qualquer parte do mundo, desde que com acesso à internet, agendar o seu atendimento online. Aumentaram a proximidade com o freguês, uma vez que poderiam ver olhos nos olhos com quem estavam a falar. Este foi um salto qualitativo nesta evolução.
• 3.º passo: Balcão virtual. De modo ambicioso e futurista, a junta de freguesia assume este como o próximo passo a tomar neste processo evolutivo. Será a total desmaterialização dos serviços e a possibilidade de os fregueses acederem a toda a informação contida dentro da junta. Tudo à distância de um clique!

A concretização do 3.º passo será o culminar de um ciclo de modernização e digitalização administrativa e, para Miguel de Oliveira, não existem quaisquer dúvidas que, após esta implementação, estarão na liderança das juntas de freguesias.

É tudo por agora? Não.

Porque comunicar é conseguir estar em todas as plataformas e adequar a mensagem ao público-alvo, Ermesinde está presente nas redes sociais.

“Poderíamos ficar por aqui, se comunicar fosse apenas isto.”, assegurou Miguel de Oliveira.

Ermesinde percebeu ao longo deste percurso que comunicar é mais do que estar online. Assim sendo, as juntas têm de ser sensíveis e perceber que ainda existe uma população que é infoexcluída ou que se recusa a adotar as plataformas digitais para comunicar e receber informação.

Daí existir a necessidade de passar do papel ao digital e ao papel. Porque comunicação é inclusão!

Deste modo, a presença de Ermesinde no universo online é enorme, mas mantêm, também, o papel.

“Tentamos dar passos na comunicação e digitalização sem esquecer quem está para trás!” reforça o orador Miguel de Oliveira.

E qual é o futuro?

O futuro, para a freguesia de Ermesinde, passará por uma economia processual e de recursos em que deixarão de usar aqueles livros enormes, pesados e cheios de pó. Simplificar o acesso à informação, é o próximo objetivo da junta. É a concretização do balcão virtual.

De 2017 a 2021 a evolução é notória na freguesia de Ermesinde, pelo que Miguel de Oliveira deixou um desafio às restantes juntas: “Iniciem este processo de digitalização e modernização, porque só assim vamos conseguir estar mais perto das nossas comunidades”.

Diamantino Santos da UF de Viseu, reforçou que as juntas de freguesias são uma roldana importantíssima da máquina estadual e que o seu papel é preponderante para a implementação de plataformas que potenciem a participação das comunidades na democracia e cidadania.

Para a UF de Viseu, comunicar é peça fundamental para a vivência entre eleitores e eleitos.

Viseu é a freguesia mais antiga do país, com mais de 2500 anos de história e cerca de 27.000 habitantes. Diamantino admite que são “uma freguesia com muitas dores de parto e algumas limitações”.

Será isso desculpa para a falta de comunicação? Claro que não.

A comunicação deve ser adaptada a cada contexto, não deixando de ser um elemento universal. Este permite alcançar uma infinidade de pessoas e organizações.
“Qualquer ato que façamos, estamos a comunicar. A nossa vida é comunicação!” reforçou o orador.

Tendo em conta que as juntas de freguesia são a porta de entrada para os cidadãos, a relação entre freguesias e municípios deve ser se complementaridade e constante articulação, para preservar a comunicação.

O autarca defendeu que a comunicação entre freguesia e freguês é descomplexada e mais direta, comparativamente à comunicação entre município e munícipe.

Em Viseu, a nova aposta de comunicação passa pelas redes sociais. Porém, não deixaram de parte a comunicação física. Juntaram as duas de modo a perceber melhor as necessidades do freguês e conseguir alcançar o maior número de pessoas.

Para a Freguesia de Viseu, o período da pandemia, veio forçar a readaptação da comunicação.

Então, segundo Diamantino Santos, o que são boas práticas de comunicação?

1. Estratégia bem sólida e bem definida. É preciso saber e conhecer bem o nosso público-alvo para que a comunicação o alcance.
2. Temos que ter liderança a comunicar. Ser objetivos e transmitir exatamente o que pretendemos (internamente e externamente).
3. Devemos usar todas as ferramentas de comunicação. Garantir assim que alcançamos públicos-alvo diferentes, que interagem em canais diferentes.
4. Saber escutar o freguês. “Temos duas orelhas e uma boca para ouvir mais e falar menos.” Assim, transmitimos empatia, autenticidade e confiança.
5. “Dar a cara”. Não nos devemos esconder. É extremamente importante mostrar que estamos presentes para aumentar a confiança do freguês.

“Indo eu, indo eu a caminho de Viseu…” E para onde vai Viseu?

Viseu percebeu que os meios digitais, além de mais sustentáveis, são mais céleres e eficazes na disseminação da mensagem.

A implementação de um balcão digital e o atendimento digital são duas das plataformas que pretendem implementar, brevemente. Mas, sem deixar para trás os infoexcluídos, que não têm acesso à internet ou que se recusam a utilizar plataformas digitais.

 

Em suma…

“Neste mundo global e globalizante, quem não comunica, não existe!” sustentou Diamantino Santos.

Findo o primeiro dia deste 1.º Juntas de Freguesias do Futuro - painel comunicação, não poderíamos deixar de agradecer a presença de todos os participantes e a intervenção dos dois oradores convidados.

Momentos como estes, de partilha, fazem-nos sentir gratos por podermos contribuir para o aumento e evolução da cidadania.