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A União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão (UFMMA) é uma freguesia portuguesa do município de Sintra, com 3,09 km² de área e aproximadamente 47 804 habitantes.

Ao enfrentarem o desafio do atendimento ao munícipe e com a aceleração da transformação decidiram implementar uma ferramenta que lhes permite gerir os agendamentos de modo a facilitar a vida do munícipe e dos técnicos que fazem esta gestão.

Em conversa com Pedro Oliveira Brás, presidente da UF Massamá e Monte Abraão, apresentamos este caso de sucesso de implementação da plataforma em questão.

Antes da implementação

Antes deste módulo, os fregueses entravam em contacto com a autarquia e faziam o agendamento por telefone, junto da pessoa responsável.

O que resultava em vários processos durante os quais seria normal alguma perda de dados.

Por muito eficaz que se seja, a grande afluência de chamadas e registos em papel ou por e-mail são sempre passíveis de falha.

Implementação e seus desafios

A implementação foi rápida, as dificuldades prendem-se nos utilizadores que não sabem utilizar ferramentas online.

Infelizmente, esse será, durante uns anos, um desafio a contornar pelas instituições públicas que prestam atendimento ao cidadão, uma vez que a aliteracia digital é algo real e frequente.

Para o ajudar a perceber mais sobre esta questão da inclusão digital, veja este artigo: “Uma sociedade inclusiva é uma sociedade evoluída”.

Finalidade da ferramenta e sua utilização na união de freguesias

Esta solução é utilizada como calendário de agendamentos para as marcações da Técnica responsável pelo Gabinete de Inserção Profissional.

Com quase 3 mil agendamentos, esta ferramenta veio simplificar todo o processo de agendamento tanto da parte do munícipe como da parte dos técnicos.

Impacto: interno e externo

A nível externo, correu relativamente bem para os utilizadores que sabem utilizar ferramentas online.

A nível interno, a técnica responsável por este tipo de agendamentos deixou de ter necessidade de perguntar constantemente à colega de quando existia vaga para os seus atendimentos, bastando para isso, verificar diretamente no calendário.

Feedback

O feedback é positivo, uma vez que a solução facilitou este processo de agendamento.

Claro que há sempre melhorias ou ajustes que podem ser feitos, mas de momento é eficaz na causa/efeito.

Características da ferramenta

• Vídeo e chat com munícipes em tempo real.
• Disponibilize a escala de atendimento das várias áreas e torne a vida do cidadão mais fácil desde o 1º minuto
• Com submissão de formulários.
• Com possibilidade de integrar Chave Móvel Digital.
• Envio de SMS, E-mails e push notifications e pedidos de informação por e-mail, SMS ou app móvel.
• Integração com app móvel e com gateways de pagamento.

Gostava de saber mais sobre esta solução para o atendimento utilizada pela UFMMA? Aceda a toda a informação aqui.