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As assembleias municipais são um dos maiores pilares da democracia. Através do debate aberto e informado, os cidadãos têm a possibilidade de responsabilizar os seus eleitos, acompanhando o desenvolvimento da sua comunidade.

As assembleias municipais possuem um papel fulcral ao ser o local por excelência onde o cidadão pode ter voz, pelo que podem ser consideradas o alimento que sustenta a democracia local.

Participação, transparência e inclusão fazem parte da estrutura do sistema das assembleias. Sem estes nutrientes, fomentar a cidadania torna-se uma árdua tarefa, difícil de sustentar e que acaba por definhar lentamente.

Para que todo o organismo da democracia local funcione corretamente, é preciso gerir estas reuniões por forma a garantir a sua eficácia.

Contudo, sabemos que a gestão das assembleias municipais por muitas vezes esbarra em alguns obstáculos, nomeadamente quando o individualismo e necessidade de protagonismo dificulta a sua execução.

Questões como a organização das sessões e os documentos disponibilizados de antemão, assim como administrar os tempos de acordo com o regimento podem ser um grande desafio.

Para tentar perceber algumas boas práticas para melhorar o funcionamento das assembleias municipais conversamos com Marisa Neves, Chefe da Unidade de Apoio aos Órgãos Autárquicos da Câmara Municipal da Maia, e Hugo Teixeira, Chefe da Divisão das Tecnologias da Informação da Câmara Municipal de Águeda.

O que a CM da Maia e a CM de Águeda tem em comum?

De facto, ambos os municípios enfrentavam dificuldades no que diz respeito a gestão das assembleias municipais, em todos os seus aspetos.

“A ausência de uma ferramenta que permitisse o depósito e partilha de documentação de forma ágil, fidedigna, do ponto de vista formal, e que permitisse acautelar as convocatórias das reuniões em simultâneo, tornava este processo pesado, burocrático, e pouco “user friendly” recorrendo muitas vezes ao papel, e à impressão de milhares de páginas por reunião”, relatou Marisa Neves.

“Uma das maiores dificuldades nas reuniões da assembleia passa pela gestão dos tempos de intervenção dos deputados municipais. Apesar de estes estarem regimentados, tem havido algumas situações anómalas, nomeadamente a gestão de tempos dos membros do Executivo Municipal, bem como de membros não-inscritos”, apontou Hugo Teixeira.

Seja pela organização documental, ou pela gestão do tempo de intervenção, o facto é que estas autarquias viram nestes obstáculos uma oportunidade de fazer melhor.

Foi preciso dar um salto de fé e digitalizar o processo de forma a sanar estes problemas.

E de acordo com estes gestores, os benefícios ao implementar esta ferramenta digital foram muito significativos!

“A plataforma permitiu uma desmaterialização massiva do procedimento de convocatória e gestão das reuniões dos órgãos autárquicos, facilitando o trabalho dos técnicos do município, bem como, tornou a consulta da documentação por parte dos membros dos órgãos muito mais funcional”, apontou Marisa Neves.

“A facilidade de utilização desta ferramenta e a transparência na difusão de informação entre os diversos intervenientes (Colaboradores; Deputados; Executivo; Público; etc.) são as grandes vantagens da plataforma”, complementou Hugo Teixeira.

De facto, uma das palavra-chave para o sucesso de uma gestão é poupança, seja em tempo ou em recursos. A otimização do trabalho administrativo é uma mais-valia que proporciona mais foco naquilo que realmente importa: a resolução dos problemas e atenção ao cidadão.

Para exemplificar, desde a sua implementação em dezembro de 2019, a Câmara Municipal da Maia realizou um total de 91 reuniões com a ferramenta, sendo a grande maioria de assembleia municipal, mas também algumas reuniões internas da própria entidade.

E porque este número é relevante? Porque foram 1557 assuntos tratados no total! Consegue imaginar uma forma de organizar todas estas informações de modo célere e eficaz? Acredite ou não, mas é possível!

Já a Câmara Municipal de Águeda organizou 27 reuniões de assembleia municipal, nas quais os 72 utilizadores da plataforma trataram de mais de 370 assuntos tratados.

Se é possível dar um conselho a quem deseja modernizar a gestão das assembleias municipais, ficam aqui as palavras do Chefe da Divisão das Tecnologias da

Informação da Câmara Municipal de Águeda e da Chefe da Unidade de Apoio aos Órgãos Autárquicos da Câmara Municipal da Maia.

“Os serviços da administração pública devem adequar o seu funcionamento de forma digital e transparente, por forma a aproximar a instituição de todos os que a acompanham”, sublinhou Hugo Teixeira.

“A solução é funcional, permite uma redução muito significativa de custos com impressões, promovendo a desmaterialização de processos e, não menos importante, a afetação de menos recursos humanos às tarefas de gestão das reuniões dos órgãos autárquicos”, finaliza Marisa Neves.

No processo da desmaterialização administrativa é preciso procurar facilitar o trabalho da autarquia. Só assim se podem focar na construção de uma sociedade melhor, mais participativa e atenta.

Ao modernizar estes processos, todos saem a ganhar, tanto o município quanto o cidadão.

Faça parte desta mudança, assim como os municípios de Águeda e Maia. Aprimore a gestão das suas assembleias municipais e conte connosco para ajudar nesta transição.

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