Passar para o Conteúdo Principal

Esta comparação causa estranheza? Confusão? No mínimo, curiosidade.

A resposta é claro que sim! São regiões completamente diferentes, em vários sentidos. Da dimensão territorial à densidade populacional, da rotina aos costumes, das datas festivas à gastronomia regional.

Vamos comparar rapidamente?

O município da Maia pertence ao distrito do Porto e atualmente conta com quase 135 mil habitantes, residentes nas suas 10 freguesias, espalhadas numa região de quase 83 km².

Já o concelho de Sever do Vouga pertence ao distrito de Aveiro, e apesar da proximidade com o Porto, não partilha das mesmas características. A região conta com pouco mais de 11 mil habitantes, residentes nas 7 freguesias da região, que tem quase 130 km².

Por fim, Ponta Delgada pertence à ilha de São Miguel, fazendo parte da Região Autónoma dos Açores. A região conta quase 68 mil habitantes, residentes em 24 freguesias presentes nos 232 km² de área.

*Dados retirados do Censo 2021 realizado pelo INE

Estes três municípios foram só um pequeno exemplo da ampla diversidade dos territórios portugueses.

Contudo, de norte a sul do país, e inclusivamente nas ilhas, há uma verdade absoluta que serve de base para todos eles: A missão do poder local é servir os seus cidadãos.

Isso significa estar mais próximo e ser transparente. É fomentar a participação e a prática da cidadania através de uma comunicação eficaz. É solucionar os problemas da comunidade e oferecer serviços de qualidade em tempo útil.

Para que tudo isto aconteça, o processo de modernização administrativa precisa de já ter começado em todas as áreas de atuação no município e nos setores da autarquia. Porque afinal, a digitalização é uma excelente ferramenta que possibilita a celeridade dos procedimentos, bem como transparência e eficácia.

Então, afinal, o que têm a Maia, Sever do Vouga e Ponta Delgada em comum?

Todas estas autarquias apostaram no digital para auxiliar a gestão dos seus municípios e potencializar a sua eficiência. Como?

Do ponto de vista da gestão documental e da organização das suas reuniões e assembleias municipais, estas autarquias confiaram na centralização das ações numa única plataforma, facilitando o acesso e a administração das mesmas.

A organização de reuniões municipais, seja uma reunião interna da autarquia ou mesmo da Assembleia Municipal, é um ponto chave importantíssimo. É nestes momentos que são discutidos temas importantes para a comunidade e ter cuidado com a gestão destas reuniões torna-se fulcral.

A Câmara Municipal da Maia possui 198 utilizadores cadastrados na plataforma, que já contabilizou quase 150 reuniões geridas, totalizando 2670 assuntos tratados.

Já a Câmara Municipal de Sever do Vouga tem apenas 41 utilizadores registados, com mais de 120 reuniões geridas e quase 1990 assuntos tratados.

Por fim, a Câmara Municipal de Ponta Delgada tem 174 utilizadores registados em mais de 80 reuniões realizadas, tratando de mais de 1300 assuntos.

Consegue imaginar como gerir todas estas reuniões, com os seus diversos intervenientes; todos estes assuntos em pauta, juntamente com os milhares de documentos anexos?

Apostar na centralização desta gestão é fundamental para que haja ordem, eficácia e transparência nestas reuniões. É preciso uma plataforma capaz de:

• Organizar os documentos e disponibilizá-los aos participantes para consulta prévia;
• Enviar a convocatória e garantir a notificação dos participantes;
• Compor minutas e atas rapidamente, através de um template (modelo) editável;
• Controlar o tempo de intervenção dos participantes;
• Registar as votações em cada assunto tratado na ordem do dia.

Todos estes atributos garantem a eficácia das reuniões municipais e um tratamento fidedigno e transparente dos assuntos em questão. Isso demonstra ao cidadão que o processo é correto e justo, fazendo com que ele tenha ainda mais confiança no seu poder local.

Para os colaboradores das autarquias, tudo isto é sinónimo de poupança, seja de tempo ou de recursos. Se o trabalho é centralizado, isso indica uma otimização do processo, sendo possível libertar meios para realizar tarefas de maior valor acrescentado ao cidadão, que só quer ver o seu problema resolvido.

Desmaterializar os processos administrativos é o futuro! Cada vez mais se torna essencial para as instituições públicas simplificar a sua dinâmica, a sua forma de trabalhar, sem deixar de lado a sua eficácia.

Faça como a Maia, Server do Vouga, Ponta Delgada, Lagoa (Açores), Águeda. O wireMEET pode ser um grande aliado na sua centralização. Conte connosco para ajudar neste processo.

Não deixe de nos acompanhar nas nossas páginas de Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter. Para estar a par de todas as nossas novidades, subscreva a nossa newsletter.