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Lagoa (Açores) mostra como ter uma gestão documental simplificada e eficaz para as suas reuniões municipais.

Em 2019, a especialista em organização pessoal, Marie Kondo, conquistou inúmeros fãs ao tornar a sua metodologia de organização mundialmente famosa. O método conhecido como KonMari incentivava as pessoas a categorizar os seus objetos, avaliar a sua real importância e descartar aquilo que já não “despertava felicidade”.

Este método inspirou muitas pessoas a reorganizarem não só os seus pertences, mas também a repensarem os seus estilos de vida e modo de trabalho. Afinal, uma mente organizada faz maravilhas no ambiente corporativo.

Com os seus ensinamentos, Marie Kondo ajudou muitas famílias a conjugar a utilidade e a importância dos seus pertences. Dessa forma, foi possível descomplicar a dinâmica de casas que, anteriormente, se encontravam extremamente desorganizadas e pouco funcionais.

Tal como uma casa desorganizada não funciona, uma autarquia também não.

A gestão de um município implica inúmeros documentos que precisam de estar ordenados para que cada departamento possa exercer as suas funções e assim ajudar o município a prosperar.

Neste sentido, há muitas ferramentas à disposição das instituições públicas, que auxiliam no grande desafio que é a organização interna. Desde uma intranet bem estruturada até plataformas inteligentes de gestão documental.

No caso particular das reuniões de câmara e das assembleias municipais, é preciso ter atenção redobrada na sua organização. Estes documentos serão alvo de escrutínio mais alargado e público, nomeadamente pela oposição.

Nos Açores, o Município da Lagoa é um ótimo exemplo de como realizar uma gestão documental eficaz de forma simplificada. Em conversa com a autarquia foi possível perceber como foi realizado o processo de adaptação a uma nova realidade.

Sabemos que a gestão das assembleias municipais e das reuniões de câmara por muitas vezes esbarram em alguns obstáculos. O facto é que, infelizmente, o individualismo e necessidade de protagonismo podem dificultar a sua execução.

Questões que vão desde a convocatória, até à organização das sessões e disponibilização atempada dos  documentos podem ser grandes desafios.

Consegue imaginar a seguinte situação: Quantos documentos devem estar incluídos em 293 assuntos tratados em 31 reuniões municipais só em 2022?

Pois é exatamente este cenário em que a Câmara Municipal da Lagoa se encontra atualmente.

Para a equipa responsável pela gestão das reuniões municipais, as dificuldades sentidas no início foram ultrapassadas com o passar do tempo, com a ajuda de uma plataforma capaz de facilitar este processo de gestão.

Segundo o Município, “todos os membros, quer do Órgão Executivo, como do Órgão Deliberativo, ficam com toda a informação disponibilizada e organizada por reuniões ou sessões na respetiva plataforma.

Uma organização eficaz das reuniões municipais centra-se em dois pilares distintos: a gestão das pessoas e a gestão dos documentos.

A gestão das pessoas começa desde o envio da convocatória dos participantes e todos os aspetos da sua participação, até no tempo de intervenção de cada um durante a reunião.

Já a gestão de documentos vai desde a confirmação dos registos, dos votos (no caso das assembleias municipais), até ao princípio mais basilar, como coordenar atas, formulários e quaisquer outros documentos disponibilizados.

Implementar uma plataforma capaz de alinhar estes dois vértices traz muitas vantagens, entre elas:

• Autonomia de gestão das sessões;
• Poupança de tempo;
• Maior eficácia na gestão documental;
• Transparência de ponta a ponta;

Este é só mais um passo na direção da modernização administrativa. Libertar recursos para tarefas de maior valor acrescentado é o que faz com que os municípios possam prosperar cada vez mais. Para a equipa do Município da Lagoa, apostar nesta ferramenta foi “sem dúvida uma mais-valia”.

Para combater os inúmeros obstáculos relacionados com a gestão das assembleias municipais, a solução oferece a possibilidade de descomplicar algumas das suas etapas.

Por exemplo:

A secretária da assembleia pode colocar os assuntos nos vários momentos (antes da ordem do dia, ordem do dia, após ordem do dia). O envio da convocatória pela plataforma é facilitado e permite que os membros sejam notificados, sendo ainda possível saber quem visualizou a mensagem através de um píxel.

A consulta dos documentos prévios é centralizada e disponibilizada a todos os convocados de forma clara e organizada. No dia da assembleia, a mesa gere a ordem do dia, controlando os tempos de intervenção de acordo com o regimento em vigor e registando as votações para cada assunto.

A composição das atas também é mais célere e simplificada, uma vez que dispõe de um template (modelo) editável que já preenche automaticamente as presenças, os votos, os tempos, entre outros detalhes. Assim, o processo de registo torna-se muito mais fidedigno e transparente.

Um dos pontos fulcrais dos ensinamentos de Marie Kondo é que o processo de organização é, na verdade, uma oportunidade de autoconhecimento. Ao traçar objetivos tangíveis e úteis, é possível revitalizar a dinâmica da casa.

Isto também pode ser aplicado às instituições públicas. Com a modernização administrativa, cada vez mais se torna essencial uma organização simplificada e eficaz para que a dinâmica da autarquia possa cumprir o seu papel: ajudar o seu município e os seus cidadãos.

Precisa de ajuda para organizar as reuniões da sua autarquia? Quer simplificar a gestão das suas assembleias municipais? Faça como a Lagoa (Açores), Ponta Delgada, Maia e Águeda. O wireMEET pode ser um grande aliado.

Conte connosco para ajudar neste processo.

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