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Com a ajuda de formulários online, a autarquia conseguiu unir a sua comunidade, garantindo o sucesso do Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela.

A organização de qualquer evento requer muito planeamento, investimento e dedicação, além de uma boa estrutura de ação e o uso correto das ferramentas digitais. Se um destes pontos falhar, com certeza que haverá muita dor de cabeça para a equipa por trás da organização.

Agora, imagine a responsabilidade de um evento organizado por uma Câmara Municipal. Todos estes fatores precisam de ter um cuidado redobrado para que não haja nenhum tipo de erro, por menor que seja.

Nesse sentido, as plataformas digitais desempenham um papel fundamental em auxiliar na gestão e organização destes eventos. Inclusivamente, o seu uso ficou ainda mais acentuado devido aos confinamentos e distanciamento social, permitindo que muitos eventos fossem feitos virtualmente.

Contudo nada se compara ao presencial. E aos poucos estamos todos a retomar a rotina pré-pandemia, seguindo ainda os cuidados sugeridos pela DGS.

Mesmo assim, não podemos deixar de lado os inúmeros benefícios que as ferramentas digitais proporcionaram, principalmente no âmbito de organização e gestão de eventos de grande porte.

Um dos exemplos que podemos destacar, no que refere a estas boas práticas, é o Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela. Uma festa que celebra este delicioso prato típico transmontano já vai na sua 6.ª edição e reuniu milhares de pessoas.

O que antes era comemorado em comunidade, enfrentou um cenário pandémico, afastando a possibilidade de um convívio social em prol da saúde pública.

Então, como superar este obstáculo?

A Câmara Municipal de Mirandela apostou forte nas suas ferramentas digitais e fez um bom uso das mesmas para conseguir manter a sua comunidade presente e unida, mesmo em tempos tão incertos.

Em 2021 e 2022, a organização do Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela foi quase 100% online. Hugo Reis, responsável pela comunicação da Câmara Municipal, contou-nos que esta estratégia recebeu um feedback extremamente positivo.

“A primeira edição foi a que causou mais impacto, claro que na segunda vez as pessoas já estavam habituadas e já não se manifestaram tanto. Contudo, daquilo que nós percebemos ao longo da campanha é que tudo foi muito facilitado, que as pessoas aderiram em massa porque tinham tudo a disposição de um clique e um simples preenchimento de um formulário para terem a sua participação no Festival”, afirma Hugo Reis.

A dinâmica de trabalho consistiu em realizar dois tipos de inscrições, feitas através de um formulário simplificado no próprio site da autarquia: um era para os restaurantes parceiros entrarem na lista do Festival, e o outro era para os cidadãos aderirem ao evento – que operou em sistema de take-away.

Portanto, o cidadão inscrito escolhia de uma lista de restaurantes aderentes à campanha, reservava a sua refeição, e a levantava-a durante os dias decorrentes do Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela. E esta iniciativa, por mais simples que possa parecer, rendeu excelentes resultados!

“A vantagem neste processo de gestão do evento foi o fato de ser facilitada. Conseguimos reunir milhares de inscrições. Estamos a falar por volta de 3 mil inscrições em apenas 2 dias!”, destaca Hugo Reis. A campanha ainda contou com 40 restaurantes aderentes da região de Mirandela.

Como foi possível gerir tantas inscrições em tão pouco tempo?

A resposta é simplificar!

O munícipe tem o desejo de participar num festival organizado pela autarquia, logo é preciso arranjar formas de proporcionar isto, sem que haja problemas ou constrangimentos nas inscrições (o que é algo comum em muitos eventos!)

Um formulário bem estruturado, que oferece a extração dos dados de maneira fidedigna e rápida, é um grande aliado nestes casos. Sem falar na rentabilização do tempo e de recursos humanos. Para Hugo Reis, esta ferramenta foi fundamental para que a autarquia pudesse ser uma ponte entre os consumidores e os restaurantes.

“O sucesso da primeira e da segunda edição [online] do Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela deve-se, sem dúvida, à plataforma criada e à forma simplificada como a informação estava disponível e todos os mecanismos pós-submissão de inscrição que forneceram uma boa informação aos aderentes, nomeadamente os consumidores”, salienta Hugo.

Isso tudo sem deixar à deriva os info-excluídos. A autarquia teve o cuidado em disponibilizar, para além dos formulários de inscrição, uma linha telefónica para aqueles que não são tão familiarizados com as novas tecnologias.

“Estamos num território bastante envelhecido e o índice de info-exclusão ainda é elevado. Nós queríamos chegar a toda população e daí termos optado pela opção do telefone, que também funcionou muito bem. […] Mesmo assim, a vertente da utilização de formulários correspondeu a 90% das inscrições. Ou seja, apenas 10% das mesmas passaram pelas chamadas”, ressalva Hugo.

A nível de rentabilização de tempo e de recursos humanos, Hugo Reis conta que a plataforma foi uma verdadeira mais-valia. “Se não fosse pelo wireFORMS, nós teríamos de tratar através de chamadas telefónicas e por e-mail”.

“Nós sabemos perfeitamente que o e-mail não tem aquele impacto que se pretende e a nível das chamadas telefónicas seria necessária a criação de um call-center para fazer todas aquelas inscrições num curto espaço de tempo. De qualquer uma das formas, nós utilizamos as duas vertentes e correu tudo muito bem”, complementa.

Próximos passos

A Câmara Municipal de Mirandela investiu na sua modernização administrativa. Porém, muito mais do que isso, a autarquia beneficiou destas tecnologias para melhorar a qualidade de vida dos cidadãos.

Prova disso é que o mesmo sistema utilizado na organização do Festival Gastronómico do Rancho de Mirandela também foi posto em ação em outras campanhas, como a do Cartão Comércio Mirandela.

Foi desenvolvida uma plataforma em que os comerciantes se inscrevem e os consumidores também, com o objetivo de receber gratuitamente, em casa, um cartão que os oferece o direito a descontos nos estabelecimentos locais aderentes.

“Mais uma vez o wireFORMS funcionou na perfeição. Para além da comunicação para com os comerciantes ou para com os consumidores, desde mensagem de sucesso de inscrição, envio de listagem de comércios aderentes e toda a documentação necessária. Basicamente todo o sistema de recolha de informação trabalhou com wireFORMS”, comenta Hugo Reis, que contabilizou na sua última edição da iniciativa cerca de 400 estabelecimentos aderentes e a inscrição de 3.000 consumidores.

A solução também foi aplicada nos inquéritos à população, inseridos na agenda estratégica 2030 do Concelho de Mirandela.

Os formulários questionavam a atuação da autarquia em diferentes frentes, solicitando a opinião dos moradores locais sobre as áreas do turismo, da educação e da cultura, até os serviços oferecidos na Câmara Municipal. 

Este processo auxiliou o executivo a perceber quais eram as necessidades da sua comunidade, podendo ser construídas diferentes estratégias para melhorar a satisfação dos seus cidadãos. E esta trajetória ainda está longe de chegar ao final.

“Neste momento estamos a preparar-nos para o próximo desafio. Ainda estamos em fase de estudos desta situação, mas pensamos na aplicação destes formulários na inscrição de participantes em caminhadas, nos percursos silvestres do concelho. Temos uma rede de cerca de 60km de passeios silvestres e, junto ao posto do turismo, queremos passá-lo para a plataforma wireFORMS, de forma a que a gestão das pessoas possa ser mais facilitada e mais célere”, finaliza Hugo Reis.

Facilite a gestão dos eventos da sua autarquia. Rentabilize o seu tempo e os seus recursos humanos para focar no que realmente importa – a satisfação do seu munícipe!

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