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Não confie em “falsos amigos” que podem atrapalhar o cumprimento da Lei n.º 93/2021.

Não sei se já está ciente disto, mas não custa repetir: a Lei n.º 93/2021 (conhecida como a “Lei de Whistleblowing”) já está em vigor! A sua autarquia está preparada para as novas obrigatoriedades para a proteção dos denunciantes?

Estas novas regras, que se aplicam a todas as instituições, têm como foco a implementação de canais de denuncias interno e externo. Eles precisam de ser seguros a nível de proteção de dados e também de garantir o anonimato do denunciante.

Porém, a norma não especifica que estes canais devem ser em formato digital. Contudo, de forma a seguir os objetivos de modernização administrativa a nível nacional, não faz sentido seguir outro caminho.

Para que sejam cumpridas as premissas basilares desta nova legislação (sigilo e anonimato) é necessário ter atenção ao que NÃO fazer ao estabelecer um canal de denúncias.

Portanto, preparamos esta checklist de ações que devem ser evitadas na hora de delinear e implementar o seu canal de denúncias.

Afinal, se estas regras não forem cumpridas, as coimas podem chegar aos 250.000€!

Neste artigo desvendamos como pode evitar esta situação e proteger a sua autarquia.

Confiar no papel

Todos os órgãos públicos já sabem (ou deveriam saber!) desta certeza: a modernização administrativa está a todo o vapor em todo o país. Portanto, não faz sentido que as condições impostas por esta nova legislação sejam cumpridas utilizando papel.

A lei não especifica que é preciso ter um canal de denúncias digital, mas este garante os princípios de anonimato e confidencialidade de forma mais assertiva. Isto não é possível com uma gestão feita em papel.

O sigilo, tanto do denunciante quanto sobre assunto do caso, pode ser facilmente descoberto, o que pode desencadear constrangimentos e consequências graves, como retaliações.

Além disso, a gestão destas denúncias físicas pode tornar-se um verdadeiro caos, podendo haver a perda de documentos, o que prejudica todo o processo de seguimento dos casos.

Uma má organização pode ser muito prejudicial para a instituição. Portanto, definitivamente, o papel não é uma opção.

Utilizar o Excel

O Excel tem muitos pontos positivos no que toca à organização de muitas atividades das instituições. Contudo, quando se trata desta nova legislação, o programa acaba por se tornar um “falso amigo”.

Para planear, extrair relatórios e fazer a gestão de casos e de equipas é uma aplicação de grande ajuda, mas não é o suficiente para digitalizar todo o processo.

Esta não é a melhor forma pois vai de encontro aos princípios básicos da legislação: garantir o anonimato e a confidencialidade do denunciante e a sua denúncia.

Lembramos ainda que a lei especifica que o canal de denúncia tem de ser autónomo e independente dos demais canais utilizados pela instituição.

Um ficheiro em Excel poder ser acedido por qualquer pessoa, mesmo estando protegido por password, podendo ser consultado e modificado com facilidade. Assim, compromete-se a integridade do sigilo e todo o processo de proteção do denunciante.

Receber por e-mail

Se nos cingirmos ao básico da digitalização de processos, muitos podem argumentar que a melhor forma é utilizar um e-mail específico.

No entanto, este é mais um caso de “falso amigo” que promete ajudar mas no final pode prejudicar o sistema implementado.

Um sistema destes pode oferecer facilidades no âmbito da receção das denúncias, do seu registo, e até mesmo a triagem dos casos. Contudo, habitualmente, os e-mails são um dos pontos mais fracos em ternos de segurança.

Além disso, não garantem o anonimato do denunciante e/ou da denúncia. Os dados ficam armazenados num servidor Google ou Microsoft, fazendo com que a instituição não tenha 100% do controlo da proteção dos dados, colocando em risco a integridade do sistema.

Além disso, converter estas informações em relatórios anuais pode tornar-se uma tarefa complexa e não tão fidedigna.

Chamadas por telefone

A não ser que seja utilizada uma forma de ofuscar a voz do denunciante, esta opção claramente não respeita os princípios de anonimato e da confidencialidade.

A chamada telefónica pode oferecer uma certa comodidade ao denunciante, mas é uma ferramenta que oferece muitos desafios ao ser utilizada.

Para que esta opção possa funcionar adequadamente, é necessário planear uma forma de criptografar a linha da chamada e pensar numa forma de fazer o registo fidedigno da denúncia, sem pôr em causa a identidade do denunciante.

Ainda assim, também é necessário assegurar que as normas do RGPD são seguidas ao registar-se a chamada (seja por transcrição ou gravação). Isto é necessário não só por uma questão cautelar, como também para a correta gestão das denúncias e para o seu seguimento.

Sem o registo correto, este cenário pode tornar-se um grande constrangimento na hora de extrair os relatórios anuais.  

Portanto, para garantir a eficiência no tratamento dos denunciantes, com segurança e anonimato de ponta a ponta, é necessário ter uma plataforma digital capaz de:

• Cumprir todos os requisitos necessários para a proteção dos dados;
• Oferecer uma gestão documental simplificada para a equipa;
• Garantir sigilo e anonimato na totalidade do processo de denúncia;
• Assegurar o seguimento seguro da denúncia para uma resolução breve;
• Proteger o denunciante de retaliações ou represálias;
• Apresentar um formulário de preenchimento rápido e claro para o denunciante;
• Facilitar a gestão dos casos sem pôr em risco a integridade dos sigilos;
• Extrair relatórios anuais.

Não se esqueça!

O desrespeito ou a violação das normas expostas na Lei 93/2021 é considerado crime e resulta na aplicação de coimas altíssimas, dependendo da gravidade da infração.

Não deixe a sua instituição ser prejudicada pelo incumprimento desta lei.

Atualize já os seus procedimentos internos e adote canais de denúncias que contemplem todos estes requisitos. Conte connosco para ajudar neste processo.

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