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A evolução da tecnologia trouxe inúmeras vantagens na comunicação entre pessoas, cada vez mais as autarquias estão a apostar num diálogo mais direto e simplificado com os seus munícipes.

A recolha de dados dos munícipes é uma prática habitual no dia a dia das autarquias. Seja ela na recolha de inscrições para as férias desportivas, candidaturas para projetos ou inquéritos de satisfação. Existem inúmeras formas de recolher informação, contudo a ferramenta é sempre a mesma: Formulários.

Uma das principais desvantagens na utilização dos formulários convencionais passa pelo incumprimento do Regulamento Geral da Proteção de Dados. O que não garante a segurança e privacidade nos tratamentos dos dados pessoais dos munícipes.

Numa autarquia deparamo-nos com as seguintes dificuldades:

• Complexa gestão de todas as respostas por e-mail;
• Tratamento descentralizado dos dados;
• Estruturação e personalização manual de formulários.

Tendo em conta todos estes obstáculos para a comunicação eficiente, a WireMaze desenvolveu uma plataforma de gestão de formulários – wireFORMS.

wireFORMS simplifica a recolha e gestão de dados reunindo as respostas num local único e seguro. Integrado no portal autárquico, os formulários podem ser facilmente criados e personalizados por qualquer elemento autorizado da equipa. O respetivo tratamento é definido consoante as preferências e objetivos dos mesmos.

Após diversos meses de implementação por parte de alguns clientes partilhamos as suas experiências de utilização.

Câmara Municipal de Valongo

"A plataforma permitiu desenvolver e centralizar este tipo de inquéritos/ formulários num canal oficial do Município (site) promovendo desta forma um contacto mais personalizado com os Munícipes e a obtenção de respostas/ informação de forma mais rápida e eficaz.

A informação é obtida de forma sistematizada, facilitando a sua análise na procura de uma melhoria contínua. Comparativamente a alguns inquéritos realizados em papel as vantagens vão ainda mais além no que se refere ao tratamento dos dados tornando o processo mais dinâmico e eficaz, garantindo uma maior celeridade ao mesmo tempo que respeita questões ambientais

A comunicação através de um canal oficial do Município em detrimento da utilização de plataformas generalistas (ex: google forms) permite uma maior proximidade com os Munícipes. A substituição dos formulários em papel permite uma comunicação mais dinâmica estando os formulários disponíveis a todo o momento e em qualquer lugar ao mesmo tempo que se promove a utilização dos canais digitais da Autarquia."

Divisão de Tecnologias de Informação e Multimédia
Manuel Duarte

Câmara Municipal de Guimarães

"A implementação do wireFORMS veio permitir a implementação de formulários de forma centralizada (quer na sua gestão quer no alojamento das respostas). Sendo uma solução integrada no WireStudio, de fácil gestão e implementação, tem como mais valia uma gestão centralizada que facilita a integração dos formulários no site municipal, quer a nível de processo, quer a nível de layout.

A implementação de formulários à medida pressupõe o desenvolvimento de estruturas complexas, uma vez que, por um lado existe a necessidade de desenhar formulários caso a caso e por outro a criação de circuito específicos.

O wireFORMS veio facilitar este processo, uma vez que está assente numa metodologia drag and drop, que permite uma indexação direta ao software de gestão municipal da autarquia.

A estratégia sustentável do município, centra-se no desenvolvimento de estratégias centradas no cidadão, facilitando o acesso à informação e desmaterializando os processos.

Neste sentido o wireFORMS, apresenta-se como uma ferramenta que permite aos munícipes e empresas chegar até à autarquia através de processos digitais desmaterializados, mais acessíveis e ágeis, sem a necessidade de se deslocarem presencialmente."

Chefe da Divisão de Sistemas de Informação
Ricardo Machado