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A tecnologia está hoje em dia totalmente integrada nas nossas vidas. Todas as pessoas têm um smartphone, um tablet ou um computador. Certo?
Então, porque é que ainda usamos o papel?
A resposta é simples: pela força do hábito!
Utilizamos o papel manter um fluxo de informação durante muitos séculos, o que torna a mudança ainda mais difícil. Contudo, a utilização de papel já não traz benefícios porque:
É pouco eficiente;
Não é seguro;
Ocupa muito espaço nos arquivos.
Daqui nasce, então, a necessidade de desmaterialização de processos suportada por toda esta nova tecnologia e ferramentas digitais que estão ao alcance de qualquer pessoa.
Mas afinal o que é a desmaterialização?
Para além de uma palavra enorme, a desmaterialização é a ponte que liga todos os afluentes desta transformação digital, isto é, define o processo de passagem da informação física para a informação digital.
A desmaterialização veio transformar o modo como trabalhamos, obrigando-nos a adaptarmos a nossa visão de uma perspetiva orgânica para uma perspetiva funcional.
A nosso ver, a desmaterialização pode seguir duas vias, consoante as necessidades e sentido de urgência da instituição:
Otimização (evolução): desenvolvimento progressivo, mas lento. Passagem da situação atual para uma futura.
Reengenharia (revolução): transformação profunda e radical. Passagem de uma situação ideal para uma real.
E, afinal, quais são os benefícios da desmaterialização para a sua instituição?
Aqui está a resposta.
1. Cinco benefícios que a desmaterialização de processos irá trazer para a sua instituição pública:
Redução da utilização de papel e de todos os componentes necessários para a impressão (redução de custos de aquisição);
Descontinuação na utilização de arquivos físicos e, consequentemente, a substituição da documentação por formato digital;
Facilidade de acesso à informação a qualquer hora ou local;
Maior eficiência dos processos;
Mais segurança. Maior controlo e rastreabilidade do acesso aos documentos.
A desmaterialização assenta sobre 2 pilares fundamentais para o sucesso da sua implementação:
Cultura de mudança (alinhada com os princípios da organização);
Experiência e boas práticas (aplicadas ao contexto atual da organização).
Só assim será possível fazer esta transformação de meio físico para meio digital sem causar problemas ou embaraços para a instituição, ao mesmo tempo que se redefinem e ajustam os fluxos de informação.
2. Diga adeus ao papel, de vez!
No sector público existem vários exemplos de desmaterialização de processos e redução da utilização de papel que levaram a poupanças significativas ao nível do atendimento presencial, gastos com papel e respetivo arquivo.
A entrega de documentos e preenchimento de formulários online tem ainda a vantagem de permitir uma pré-validação automática da informação submetida. Isto leva a uma melhoria da qualidade da informação e a uma redução dos erros de processamento.
3. Desmaterialização uniforme e eficiente. Como?
A desmaterialização dos processos permite otimizar e aumentar a competitividade de todos os procedimentos. Garante a uniformização dos mesmos e evita tarefas redundantes: deste modo, aumenta a eficiência da instituição.
Promove melhorias significativas no atendimento, uma vez que a informação de um determinado processo é disponibilizada de forma transparente. Tal possibilita a identificação imediata da fase em que o processo se encontra e eventuais problemas associados.
Para terminar, deixamos-lhe um conselho bónus!
4. Desafios e dificuldades de implementação. Saiba ultrapassá-los!
Apesar de muitas instituições públicas já utilizarem os meios digitais para a submissão de informação, é necessário que o cidadão submeta a mesma informação em diferentes serviços, uma vez que estes não comunicam entre si.
Assim sendo, a desmaterialização não deve acontecer de forma isolada mas de forma a abranger os serviços onde existe necessidade de cruzamento de dados.
É também importante perceber que a desmaterialização de processos é algo que deve ser cuidadosamente implementada a nível interno, mas também a nível externo!
Não podemos mudar os processos e procedimentos sem esquecer o elemento primordial de uma instituição: o cidadão!
De acordo com a informação anterior, é importante que durante a desmaterialização haja um acompanhamento que permita a inclusão de todos os cidadãos nos novos procedimentos e o esclarecimento de todas as dúvidas de forma transparente. Deste modo, vamos fomentar a proximidade com o cidadão, simplesmente porque este se vai sentir integrado e confiante na sua autarquia ou entidade pública.
Por fim, uma questão muito importante é a avaliação dos processos a serem desmaterializados. Este processo deve acontecer para que se apure a viabilidade e eficiência da desmaterialização.
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