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Ouvir, simplificar, desmaterializar, descubra que outras ações deve implementar na sua instituição.

Employee Engagement foi o tema do 6º painel do Fórum Autarquias do Futuro. Mas afinal o que significa este tema?

Contamos com Marisa Neves, CM Maia; Elsa Viegas, CM Lisboa; Ricardo Simões, CM Amadora e Noel Gomes, PRA, para nos mostrarem como envolver os funcionários ou criar estratégias e soluções que facilitem e desmaterializem os processos laborais.

Marisa Neves, Jurista CM Maia

“A pandemia foi a tempestade perfeita para revisitarmos todos os nossos procedimentos internos que estavam já muito desatualizados (…) e extremamente agarrados ao papel. Foi uma oportunidade de melhoria e de organização“, confessou Marisa Neves.

A organização de uma reunião de câmara é por si só um procedimento extremamente cansativo e desgastante a nível de recursos humanos e de papel.

No município da Maia, decidiram que precisavam de mudar e adotar uma nova solução que simplificasse estes processos.

“Através da plataforma wireMEET, revolucionamos totalmente a nossa maneira de trabalhar", afirmou a oradora. Esta revolução do quotidiano administrativo veio acelerar este acesso à informação e sua organização na CM da Maia.

"O caminho para implementarmos esta solução não foi fácil", assumiu Marisa Neves.

Segundo a oradora, foram 3 os fatores críticos de sucesso para a implementação da plataforma:

• “Cultura do “sempre se fez assim”: difícil mudar processos e procedimentos antigos
• Envolver a equipa mais direta: peça essencial na implementação
• Relação de confiança e cocriação da solução (CM Maia e WireMaze)”“

Marisa Neves completou esta informação referindo ainda 3 competências centrais:

• “Redução de custos muito significativa para a organização (impacto financeiro e ambiental), redução de tempo e de recursos humanos
• User friendly: depois de consolidada, todos os utilizadores, reconhecem a mais-valia da plataforma e como esta facilita a gestão das reuniões
• Segurança jurídica: fiável“

E o futuro?

Pretendem "implementar a possibilidade de fazer votações através da plataforma, contagem do tempo das intervenções de Assembleia Municipal e reforço da transparência interna e externa" declarou a oradora.

Por fim, Marisa Neves deixou-nos a ideia: "Simplificamos, desmaterializamos, eliminamos tarefas inúteis na organização, acrescentamos valor, mas também acrescentamos valor às pessoas. Ter técnicos superiores qualificados que fazem tarefas rotineiras que não acrescentam valor à organização e que agora passaram a ter tempo para as tarefas substanciais e para abraçar novos projetos muito mais aliciantes no município. Este sim, foi o ganho mais significativo para o município da Maia."

Elsa Viegas, CM Lisboa

"Só nos comprometemos com quem confiamos", iniciou, assim, a sua colaboração neste painel.

Como criar confiança nos trabalhadores da Direção Municipal de Recursos Humanos?

“Através dos meios de comunicação interna (…) A nossa equipa é a nossa força", reforçou a oradora. No município de Lisboa proporcionaram atividades internas de teambuilding e adotaram mecanismos de participação interna:

Dia P – recolher propostas de trabalhadores.
“Trabalham de forma diferente porque participaram na tomada de decisão", elucidou Elsa Viegas.

Como criar confiança nos restantes trabalhadores da autarquia?

“Acolhimento: é o primeiro contacto com o município de Lisboa. É muito individualizado: temos um manual de acolhimento e por vezes fazemos sessões coletivas", declarou a oradora.

No acolhimento dos novos dirigentes, Elsa Viegas afirmou que oferecem um “manual totalmente digital.” Sendo uma gestão de pessoas partilhada, sentiram que estes deveriam ter maior apoio da autarquia.

“Comunicação corporativa, valorização dos trabalhadores – criar compromisso organizacional, mecanismos de mobilidade interna (candidaturas internas)” foram estas algumas das estratégias de envolvimento e comunicação internas da CM de Lisboa, segundo Elsa Viegas.

Objetivo?

Nas palavras de Elsa Viegas:

• “Implementar projetos na rede colaborativa;
• Fomentar a mobilidade intercarreiras;
• Diversos mecanismos de apoio aos trabalhadores: gabinete de intervenção social, programa de saúde ocupacional, cresces e jardins de infância, etc.”;
• Vários mecanismos de auscultação. Através de questionários de satisfação, avaliação e sugestões sobre o teletrabalho;
• Deslocalização de serviços (mudança de pessoas): qual o impacto que traz na vida do trabalhador;
• Transformação digital: traz transparência e desmaterialização. Através do portal de Recursos Humanos. De momento permite a consulta e atualização de dados e avaliação de desempenho.”

Em suma, Elsa Viegas terminou a sua participação com uma mensagem final, que a nosso ver, complementa a mensagem inicial: “Só ganhamos a sua confiança se os ouvirmos (funcionários)”.

Ricardo Simões, CM Amadora

Segundo o orador "as soluções que potenciam a transformação digital na CM Amadora, sendo que, algumas ainda estão em implementação" são:

• Senhas de refeição: "a implementação visou resolver o problema de uso de dinheiro físico nos refeitórios. Grandes dificuldades logísticas e até de higiene. Esta solução desmaterializou este processo de senhas de refeição" afirmou Ricardo Simões. Têm integração com as aplicações que fazem gestão financeira, um semáforo calórico (a mais recente implementação). Este sistema "permite a aquisição de senhas, gestão de conta de utilizador, lista de compras, saldo e histórico, gestão de preços, de horários dos refeitórios, ementas, transações e estornos" reforçou o orador.
• Gestão de férias: "um processo que administrativamente era muito complexo e que implicava muito gasto de papel", confessou Ricardo Simões. Esta nova estratégia "simplificou o processo de marcação de férias entre o trabalhador e os recursos humanos", declarou o orador.
• Helpdesk: o suporte informático. Segundo Ricardo Simões, este “desmaterializa o processo de registo de reclamações e problemas que os utilizadores vão tendo no quotidiano laboral. Esta solução tem algo de inovador: a avaliação do serviço prestado pelo Técnico ou Especialista de Informático por parte de quem requisitou o serviço.” Desenvolveram, internamente, uma aplicação que automatiza as métricas com que analisam e avaliam o suporte informático enviando e-mail para cada técnico com a sua conta corrente dos pedidos resolvidos e por resolver.

Visão para o futuro?

“Está em processo de aquvai isição o wireCONNECT, que visa criar mecanismos que facilitem a interação dos munícipes com o município. Criar chatbots de respostas e que ajude os cidadãos a saberem a quem se dirigir. Permite também ter bases de dados de munícipes com registos de Cartão de Cidadão" terminou, assim, a sua participação o orador da CM da Amadora, Ricardo Simões.

Noel Gomes PRA

Whistleblowing – regime geral de proteção de denunciantes de infrações, este foi o tema abordado pelo jurista Noel Gomes.

“É um tema legal sustentado numa diretiva europeia de 2019, diretiva essa que teve de ser transposta para o direito português através de um diploma legal (lei 93/2021) que estabelece este regime geral de proteção de denunciantes", esclareceu o orador.

Quem pode ser o denunciante e beneficiar deste regime?

“Podem ser denunciantes pessoas singulares não coletivas que tenham tido acesso a informações num contexto profissional", elucidou-nos Noel Gomes.

Categorias de pessoas: trabalhadores de instituições públicas, pode também ser alguém sem esse vínculo (portador de serviços e bens), membros de órgãos executivos dos municípios e freguesias, alguém que preste trabalho voluntário.

Que infrações estão abrangidas neste regime?

Segundo o orador este é um “conceito bastante amplo, mas tendo como matriz a violação de regras diretas ou indiretas do direito da EU”.

Conjunto de infrações: Noel Gomes referiu os seguintes exemplos:

• “Ato ou omissão contrário ao direito da EU: remete para anexos da tal diretiva onde encontramos: contratação pública e também relativamente às normas nacionais que transponham essas mesmas diretivas: Código dos contratos públicos;
• Atos que sejam contrários aos interesses financeiros da EU (PRR);
• Atos contrários as regras do mercado interno (concorrência e auxílios estatais: subvenções)”.

Tipos de denúncias? Interna, no seio da entidade onde se insere ou externa, fora do seio da entidade.

• Divulgação pública: meios de comunicação social, RS
• De preferência por esta ordem, deve ser cumprida.

“Para isto tem de haver um canal de denúncias", afirmou Noel Gomes.

Quem é obrigado a ter este canal de denúncia?

• Pessoas coletivas (direito privado e público), empresas locais.
• Que empreguem 50 trabalhadores ou mais.
• Estatuto especial: dispensa de canais de denúncia interno às autarquias que não tiverem mais de 10.000 habitantes.

Características dos canais de denúncia interna?

Nas palavras do orador, estes devem “permitir a apresentação e seguimento da denúncia, por parte de quem a faz. Pode ser feita de modo anónimo ou identificando-se a pessoa. Pode ser feita por escrito ou verbalmente. Tem de garantir confidencialidade daquele que denuncia.”

O que fazer perante uma denúncia interna?

“Quem recebe uma denúncia interna deve, desde logo, comunicar (acusar receção) ao denunciante, no prazo de 7 dias“, elucidou-nos Noel Gomes.

Dar seguimento a essa denúncia implica que “internamente se pratiquem os atos necessários para o efeito. Devem-se criar procedimentos que definam os passos que devem ser dados apos a receção da denúncia“ esclareceu-nos o orador.

Em suma, “é preciso comunicar os resultados das diligências no prazo de 3 meses a contar desde receção da denúncia“ completou o jurista.

Por fim, o moderador Horácio Alves, termina este painel deixando-nos a seguinte linha de pensamento:
“Se colocarmos as pessoas no centro, dermos voz e tivermos cada vez mais transparência interna, só podemos fomentar o envolvimento das mesmas”.

O segundo painel do dia foi sem dúvida muito enriquecedor para percebermos as diferentes estratégias e experiências no que toca ao cuidado com os funcionários de uma instituição pública, de modo a aumentar a sua envolvência e motivação para as questões do quotidiano laboral.

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