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20 anos sem recrutamentos externos para carreiras especiais

O IRN é uma das instituições públicas portuguesas com maior expressão territorial. Presente em todo o país, serve cidadãos, notários e conservatórias diariamente, mas internamente, o recrutamento externo para as carreiras especiais da instituição tinha ficado parado. Os últimos procedimentos remontavam ao início dos anos 2000.

Quando a necessidade voltou, a equipa era reduzida e o volume de candidaturas esperadas era significativo. Fazer tudo “à mão” não era uma opção realista.

A decisão: organizar candidaturas com celeridade

O fator que pesou mais na adoção do wireRECRUIT foi direto:

• Capacidade de gerir um grande número de candidaturas de forma rápida
• Fluxos definidos e standardizados

Na administração pública, os tempos de espera legalmente impostos, audiências prévias, notificações, prazos de resposta, já tornam os processos naturalmente mais lentos. Nas fases em que a instituição pode e deve agir, a plataforma garante que a resposta é ágil.

"Quanto mais rápido o processo for feito, melhor para todos. Temos uma falta enorme de recursos humanos", refere a Dra. Maria Meruje, responsável pelo departamento de RH do IRN.

Na prática, a standardização dos fluxos tem uma consequência concreta: a equipa consegue gerir todo o processo sem precisar de ter pessoas especializadas em direito em cada fase. "Temos fluxos definidos e isso permite-me não ter pessoas formadas em direito a aplicar legislação", explica a Dra. Maria Meruje. Toda a documentação fica centralizada e ligada ao processo, podendo ser descarregada de forma organizada a qualquer momento.

A Dra. Maria Meruje, que desafiou a WireMaze a ir mais longe.

Inteligência artificial ao serviço do recrutamento público

A Dra. Maria Meruje propôs a integração de inteligência artificial nos procedimentos de maior escala. A lógica é simples: as tarefas rotineiras, triagem documental, verificação de requisitos, classificação de candidatos, são feitas de forma mais fiável por IA do que por humanos expostos à fadiga e à repetição.

"O ser humano não é capaz de fazer tarefas rotineiras sempre com o mesmo grau de fiabilidade. A inteligência artificial faz a tarefa de uma forma sempre igual, sem qualquer hesitação, e deixa-nos mais tempo para as questões mais complexas", explica.

O resultado prático: fluxos que antes exigiam formação jurídica específica estão agora automatizados. A equipa foca-se nas decisões que exigem julgamento, não no trabalho administrativo que a tecnologia pode fazer melhor.

O impacto: eficiência operacional e bem-estar das equipas

O wireRECRUIT trouxe ao IRN dois tipos de ganho que raramente se separam:

• Operacional: standardização dos fluxos, gestão documental centralizada, possibilidade de descarregar toda a documentação de um processo de forma organizada.

Os prazos cumprem-se. A informação está sempre acessível.

• Humano. "É óbvio que repercute sempre numa equipa o facto de conseguir cumprir com o seu trabalho nos tempos que se projetou. Isso é um ganho de bem-estar e de satisfação", afirma a responsável.

A responsável é honesta quanto a um efeito secundário desta eficiência: a capacidade de fazer mais pode traduzir-se em mais trabalho. "Esse balanço é um que tenho que fazer enquanto líder desta equipa", reconhece. Mas o indicador que aponta para avaliar o resultado é claro: "É das equipas que ninguém neste momento pretende sair e não procura outro sítio de trabalho. Temos aqui um ganho, sim.".

A implementação correu sem resistências. A equipa de recrutamento é jovem, recetiva e acabou por ser ela própria a fazer propostas de melhoria.

O conselho para quem ainda não deu o passo

A Dra. Maria Meruje não hesita quando questionada sobre o que diria a uma entidade pública que ainda está a ponderar a decisão.

"Devem aproveitar o conhecimento e o caminho que nós já percorremos. Podem entrar já numa fase mais avançada, sem ter de perder tempo. Não tenham medo, não tenham receio e avancem."

Vale a pena colocar o desafio em perspetiva. O IRN tem colaboradores com idades entre os 23 e 73 anos, 50 anos de diferença, numa mesma instituição. A adaptação tecnológica não é uniforme e requer ritmos distintos para cada pessoa. E a tecnologia não substitui ninguém. "Não há substituição propriamente de pessoas, até porque a quantidade de trabalho que hoje existe é superior", clarifica a Dra. Maria Meruje.

As instituições não podem viver alheias ao desenvolvimento tecnológico da sociedade e para as que operam com equipas reduzidas e processos exigentes, as ferramentas certas não são um luxo. São a condição para continuar a dar uma boa resposta ao cidadão.

O wireRECRUIT é a plataforma de gestão de recrutamento da WireMaze, desenvolvida para responder às especificidades do setor público português. Gere candidaturas, standardiza processos e integra inteligência artificial para tornar cada procedimento concursal mais rápido, mais rigoroso e menos dependente de recursos humanos escassos.

Quer perceber o que o wireRECRUIT pode fazer pela sua instituição?