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O dia 29 de fevereiro foi marcado pelo 47.º workshop da WireAcademy, que teve como tema: “Gestão da Informação para o Cidadão”.

O foco da nossa sessão foi debater as oportunidades e os desafios presentes na árdua tarefa de organizar e gerir informações dentro das instituições públicas. Contámos com a presença de mais de 400 inscritos interessados neste assunto.

Iniciámos o evento com a participação de Ivo Pinto e Dora Pinto, da Câmara Municipal da Maia.

“Informação é o que nós mais temos. Se abrirmos qualquer sistema de busca, rede social ou aplicação, vemos informação por todo o lado. O grande problema depois é transformar toda essa informação e separar o trigo do joio”, inicia Ivo Pinto.

Ambos os oradores deram a perspetiva de uma autarquia que está entre os 20 maiores municípios do país e que, só e 2023, lidou com mais de 42.500 utilizadores a contactar e aceder aos seus serviços.

“Em 2019 havia um caos informacional que afetava de forma dramática aquilo que era a forma como eramos capazes de responder de forma clara aos nossos munícipes. Daquilo que é a produção informacional numa câmara desta dimensão, nós geramos um manancial brutal de informação”, explica o orador.

Nas palavras de Ivo Pinto, o tratamento da informação foi do caos à bonança, quando foram trabalhadas novas formas de gerir os documentos de uma forma muito mais informatizada, gerando mais eficiência nos processos.

Para atingir o objetivo, a autarquia contou com a ajuda do Arquivo Municipal, onde desmaterializaram mais de 38 mil documentos.

“Nós damos prioridade a todos os processos que estão a ser pedidos pelo atendimento. Ou seja, nós canalizamos todos os processos que são descritos e os desmaterializamos para depois serem utilizados pelo munícipe”, exemplifica Dora Pinto.

Os desafios?

• Domínio das novas tecnologias -> exige preparo técnico e formações;
• Investimento -> não só financeiro, mas também na mudança do paradigma “sempre se fez assim”;
• Alocar recursos humanos -> ter colaboradores aptos.

Mas quando ultrapassados estes obstáculos, as vantagens são muitas!

• Poupança de tempo;
• Otimização do espaço físico;
• Melhoria dos processos internos;
• Maior eficiência na entrega dos serviços;
• Tomada de decisão mais objetiva e sustentável.

De seguida, o nosso eGovernment Evangelist, César Silva, apresentou diferentes casos práticos na Administração Pública onde a linguagem simples, clara e objetiva trouxe excelentes resultados na gestão da informação.

“A linguagem para o cidadão tem que ser clara ao ponto de o ajudar a encontrar facilmente aquilo que procura, e quando encontra perceber aquilo que está a ler, e depois eventualmente usar aquela informação”, sublinha César Silva

Para construir eficiência e fortalecer a confiança do cidadão no serviço público, o orador trouxe algumas ferramentas e técnicas que devem ser utilizadas quando falamos de simplificação, seja da linguagem, dos formulários ou de qualquer tipo de burocracia.

• Uso de palavras comuns e frases curtas;
• Uso da voz ativa no discurso;
• Incluir apenas a informação necessária, sem floreios;
• Utilizar listas e pontos para organizar ideias;
• Pensar num design simples e formatações claras;
• Fornecer ilustrações e exemplos (mas não exagerar).

Afinal, “a melhor maneira de aproximar o cidadão é dar-lhe a informação necessária para facilitar o seu dia-a-dia e resolver assim as questões que podem surgir sobre a instituição pública. É um serviço que prestamos e é para isso que trabalhamos”, finaliza o orador.

Foi uma manhã extremamente enriquecedora, cheia de partilhas e trocas de experiências.

Gostava de também otimizar a sua gestão de informação? Nós podemos ajudar! Entre em contacto connosco.

Esperamos contar consigo no nosso próximo evento!

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