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2021/07/20

Serviços & Transparência | Como as autarquias se adaptaram à nova normalidade.

A quinta sessão do 3.º Autarquias do Futuro, teve como tema central “Serviços & Transparência” e contou com a participação de um painel de oradores rico.

A transparência sempre foi uma das pedras basilares, com as quais a WireMaze construiu o seu caminho! Já mencionamos por diversas vezes que é uma ideologia que todos partilhamos.

O nosso trabalho passa por servir melhor o cidadão e sentimo-nos realizados quando o fazemos. Essencialmente, nos últimos anos, assistimos a um crescendo no que respeita à transparência, seja através de portais de transparência, de índices, da disponibilização de plataformas que tornem os serviços mais transparentes e acessíveis a todos, e sabemos que estamos a caminhar no sentido certo.

Na quinta sessão do 3.º Autarquias do Futuro, a primeira intervenção foi do Município da Batalha. Nuno Duarte apresentou-nos a relevância da transparência interna, referindo que “só sendo muito transparente internamente, se consegue transparecer para o exterior”. Neste sentido, revelou ser fundamental adotar a ideologia de uma transparência interna para transparecer para o exterior.

Nuno Duarte realça, ainda, a importância de ajuste da capacidade técnica às necessidades das equipas gerentes, referindo que nem sempre estão alinhadas, condicionando a evolução.

A transparência nos processos verifica-se essencial na visão do Município da Batalha. A promoção da transparência nos processos internos teve diversas dinâmicas, por exemplo, a Certificação da Qualidade, a implementação de normas internas, como a NSSI – ISSO 27001, a implementação de diagramas de processo e a criação de manuais de boas práticas.

A autarquia aposta na ideologia de que a implementação de qualquer plataforma de exposição externa será sempre “só um clique”, pois internamente já são transparentes. Esta transparência interna vai sempre estar dependente da capacidade de adaptação das Câmaras Municipais à sua envolvente e à sua constante modernização.

O técnico da autarquia ressalva-nos a enorme força de vontade dos municípios e entidades públicas na procura, entrega e desenvolvimento de soluções para cada vez mais se prestar um serviço de excelência ao cidadão.

Ficamos, assim, com uma visão de que uma concreta e bem vincada definição de processos leva-nos a alcançar a transparência interna, sendo que esta será o principal motor da transparência para o munícipe.

Na visão do Município da Batalha, a transparência para o cidadão é praticamente natural, se formos transparentes internamente.

De seguida, tivemos a participação de Pedro Brás, Presidente da União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão, que nos trouxe a sua visão de transparência.

As freguesias são o primeiro ponto de contacto com o cidadão e assumem, por isso, um papel fundamental na promoção da cidadania. Contudo, é necessário acompanhar a proximidade geográfica com a proximidade tecnológica, sendo fundamental dinamizar todos os processos e serviços.

Pedro Brás, afirma que quando falamos em transparência, falamos, obrigatoriamente, em envolvência. Não podemos dissociar transparência de participação pública. Então, leva-nos à necessidade de formar. Tornar os processos de chegada ao cidadão ágeis e, como consequência, formar o cidadão.

O futuro passa pela capacitação dos serviços para a rápida resposta e para a agilidade de todos os processos, pelo que a União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão (UFMMA) tem vindo a apostar em diversas plataformas, como o site institucional reformulado, a App do cidadão e o orçamento participativo.

Como resumo da participação de Pedro Brás, Presidente da UFMMA relembra “que quanto mais próximos tivermos e mais transparente for o nosso processo na mensagem, iremos conseguir envolver mais a comunidade, dinamizá-la e fazer com que participe mais. Ao participar mais, vai tornar o nosso trabalho mais exigente e ao fazê-lo torna toda a estrutura mais capacitada e mais preparada para servir melhor. “

Seguiu-se a participação de Óbidos, na palavra do Vítor Freire, técnico autárquico desde 1984 e atual responsável do departamento de Informática.

A visão da autarquia de Óbidos é possuir aplicações viradas para o cidadão e, nesse sentido, o processo de informatização dos serviços municipais começou em 1998 e, desde então, a evolução tem sido constante até aos dias de hoje.

Recentemente, os serviços online demonstraram um importante relevo, tendo em conta a situação de pandemia que vivemos. Onde o distanciamento social foi uma realidade.

Houve uma adaptação brusca e acelerar o processo de info-inclusão, nomeadamente, da população idosa e rural que fomentou a necessidade de formar o cidadão e de criar mecanismos para que os mesmos pudessem comunicar com a Câmara Municipal em tempos de garantir a segurança de saúde pública.

Assim, foram disponibilizados vários serviços online, adicionalmente ao urbanismo, que passam pela educação online, a biblioteca de Óbidos e o atendimento virtual.

N sentido de promover uma maior aproximação, participação e transparência para o cidadão, foi disponibilizada a App mobile “Cidadão Óbidos”, que conta com as categorias de animais, floresta, iluminação, limpeza, proteção civil, migrantes e TV Óbidos.

É, também, projeto futuro do município integrar um gateway de pagamentos, que integrará com os serviços online do município e um mapa interativo do oeste, que potenciará o turismo local.

O município de Óbidos reconhece no que toca à transparência ainda existe um longo caminho a percorrer. Contudo, ressalva que é um trabalho contínuo e têm vindo a ser desenvolvido há muito tempo e os progressos são visíveis.

Foi no final disponibilizado um vídeo promocional do município, que poderão consultar neste link: https://obidosdiario.com/2020/03/20/saiba-como-se-registar-no-portal-municipal-para-aceder-aos-servicos-on-line/

A última participação foi a do Centro Hospitalar Universitário do São João (CHUSJ), que nos mostrou qual a sua visão sobre a digitalização de processos, com especial enfoque na digitalização do seu processo de recrutamento.

Tivemos a dupla de oradoras: Dr.ª Anabela Morais, Diretora do Departamento de Gestão de Recursos Humanos e a Dr.ª Lá Salette Reis, técnica informática responsável pela plataforma de recrutamento.

Falaram-nos da plataforma digital de gestão de procedimentos concursais. A solução foi implementada em 2016 e o grande desafio era dar resposta às centenas de candidaturas espontâneas, junto, aos diferentes procedimentos concursais a decorrer.

Existia uma necessidade de passar todos os procedimentos existentes para o digital, uma vez que o presencial, simplesmente, era exequível. Por isso, decidiram apostar numa forma de receber as candidaturas – “começamos com um processo concursal com 3000 candidaturas em 24 horas – correu bem! Conseguimos logo compreender toda a potencialidade da aplicação, apesar de alguns constrangimentos que foram surgindo.”

“A aplicação de gestão de procedimentos concursais tem-se mostrado fundamental. A concentração de toda a informação numa única plataforma é uma mais-valia, comparativo ao que acontecia, anteriormente, onde recebíamos as candidaturas por diferentes meios e, apenas, para compilar toda a informação tínhamos um grande gasto de recursos.”

A Dr.ª Salete ressalvou a facilidade de utilização da plataforma por parte dos diferentes intervenientes, sejam o departamento de recursos humanos, os júris e o candidato.
Afirma que a plataforma, do ponto de vista técnico e de configuração, apresenta uma grande facilidade, simplificando assim o processo, quer na interação com o candidato, quer com a equipa.

Quando questionadas sobre os desafios da implementação da plataforma, transmitiram-nos que na perspetiva dos RH a adaptação foi excelente e não houve dificuldade. Apesar de poderem existir alguns desafios, o acompanhamento da plataforma e dos procedimentos acabam por mitigar os mesmos. Que o digam os júris, que gostam sempre muito da plataforma pela simplicidade e pela facilidade nas avaliações dos candidatos.

Uma das questões que surgiu, foi sobre o (quase) mito urbano de que um candidato com mais idade, não conseguirá adaptar-se à mudança no processo. A Dr.ª Anabela Morais explica-nos que “é um mito e nunca tivemos esse problema. Ainda há pouco, tivemos um concurso de 1200 pessoas e, praticamente, não tivemos problemas. As pessoas compreendem o que tem de fazer para se poderem candidatar.”

A Dr.ª Lá Salete Reis deixa-nos um caso de sucesso, comparando os dois concursos idênticos, pré e pós-plataforma. Em ambos com mais de 1000 candidatos, verificou-se a publicitação das listas de candidatos selecionados cerca de 9 meses mais cedo, por isso, este torna-se num importante indicador nas melhorias adquiridas pela plataforma.

Esta foi uma sessão rica em apresentações e partilha, onde através de diferentes visões pudemos reter as seguintes ideias:

 

  • Para transmitirmos transparência para o cidadão, temos de ser transparentes internamente.
  • A transparência passa pela promoção da envolvência e pela participação.
  • A constante modernização administrativa nas instituições públicas é a chave para a promoção da transparência.