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2021/07/01

Os cidadãos sentem-se seguros quando solicita dados pessoais?

Com a massificação do uso da Internet, para as várias vertentes do nosso dia-a-dia, veio catapultar a presença online de imensas organizações. Diz-se inclusive, que se não está na internet não existe!

Daí que a presença online das organizações é fundamental. E assim, muitos serviços que eram “offline”, passaram a estar presentes na internet.

Quando tínhamos de encomendar comida e levantá-la no restaurante, agora trazem a comida à porta de casa! Há uma nova realidade que se desenvolveu através da presença das empresas na internet e em mobile.

O que leva a mais informação e dados a circular, até que surgiu a necessidade de criar uma lei comunitária que regula os dados pessoais dos utilizadores e os protege, o Regulamento Geral da Proteção de Dados - RGPD. Artigo: "Qual o impacto do RGPD na sua Organização?"

Uma das exigências desta norma tem a ver com a recolha dos dados, que deve ser transparente e segura.

É preciso explicar numa linguagem simples, a finalidade e justificação legal em que esses mesmos dados vão ser utilizados e armazenados.

Este tratamento de dados necessita de ser leal, legítimo e transparente, mencionando de forma explícita a integridade, confidencialidade e direitos dos autores da informação.

A minha organização cumpre as normas de recolha de dados? Os meus formulários, transmitem segurança ao cidadão quando peço os seus dados pessoais?

Muitas organizações sentem dificuldades em recolher e em fazer a gestão a informação de milhares de cidadãos.

É fulcral que o formulário de recolha de dados, mencione de forma precisa, os fins definidos, bem como a minimização das finalidades. A exatidão dos mesmos e a limitação da conservação, são aspetos importantes a apresentar na recolha de dados.

Daí, que é cada vez mais pertinente que as entidades públicas e autarquias locais possuam uma ferramenta de criação e edição de formulários flexível e segura.

A plataforma wireFORMS, traz 100% de garantia sobre o cumprimento do RGPD em toda a recolha de dados.

A criação de formulários no wireFORMS é intuitiva e descomplicada, pode ser integrada nos sites institucionais.

Algumas das utilizações mais frequentes de formulários pelos nossos clientes são:

  • Pedidos de contacto;
  • Inscrições em eventos;
  • Estudos de satisfação;
  • Candidaturas a projetos ou financiamentos;
  • Requerimentos simples;
  • Pedidos de Apoio Social;
  • Workshops ou ações de voluntariado;

De forma a ter tempos de resposta reduzidos no tratamento da informação, é possível enviar, internamente, notificações para a pessoa ou departamento a que aquele formulário se refere.

Com esta delegação, nos diferentes utilizadores ou departamentos, o processo flui de uma forma produtiva, que se traduz em maior eficiência e redução de custos.

Através de uma comunicação eficaz e para aumentar a confiança do cidadão na recolha dos dados, sempre que é solicitado um dado pessoal, é automático a ativação dos termos de aceitação respetivo. Torna-se no reflexo da transparência e clareza presente neste processo.

Quando existe a necessidade de anexar ficheiros, podem ser solicitados com segurança, pois serão indexados e armazenados, cumprindo com todas as normas necessárias.

A maleabilidade da plataforma, possibilita ainda que no formulário, sejam solicitados dados mais concretos e variados, tais como a localização cartográfica, com a possibilidade de seleção de área. Funcionalidade utilizada pelo Município de Arcos de Valdevez na alteração do PDM.

Na fase final, aquando da submissão do formulário, mediante a parametrização escolhida, o wireFORMS envia para o cidadão um recibo de submissão, por correio eletrónico ou a geração de um ficheiro em formato PDF. Esta personalização incrementa o relacionamento do cidadão para com a entidade, e por sua vez reforça a transparência na recolha de dados.