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Quem já fez parte de um júri de um procedimento concursal conhece este momento. São seis da tarde, o prazo da audiência prévia termina daqui a dois dias e há uma ata por fechar, com dezenas de candidatos e fundamentos de exclusão que têm de bater certo ao detalhe.

A partir de 13 de outubro, o wireRECRUIT, a plataforma de recrutamento público da WireMaze, passa a ter um novo backoffice. Além do aspeto, muda a organização do trabalho, redesenhada a partir da experiência de quem gere procedimentos concursais todos os dias.

Comece pela parte que é sua:

• Já trabalha com o wireRECRUIT? Veja como tirar partido da nova versão.
• Quer saber o que deve exigir de uma plataforma de recrutamento público? Comece pela lista de verificação.

Onde o recrutamento público se complica

O recrutamento público tem regras exigentes, e ainda bem: igualdade de acesso, transparência, prazos legais e o direito dos candidatos a serem ouvidos antes da decisão. O desgaste começa quando estas garantias dependem de folhas de cálculo, minutas copiadas e e-mails trocados entre membros do júri. Cada passo manual é uma oportunidade de erro, como já escrevemos em Recrutamento público: o problema está no processo.

Os efeitos de um erro costumam surgir semanas depois, quando chega uma reclamação ou quando um concurso tem de voltar atrás. Quem os resolve é a mesma equipa, enquanto o serviço continua à espera de quem ainda não foi contratado.

O que deve exigir de uma plataforma de recrutamento público

Seja qual for a ferramenta que a sua entidade usa, deve garantir-lhe isto:

1. Cumprir as regras do procedimento sem depender da memória de ninguém. As fases, os métodos de seleção e os prazos previstos na Portaria n.º 233/2022 devem estar no próprio processo. Quando a regra vive na ferramenta, deixa de depender de quem está de férias ou de quem fez o último concurso.
2. Garantir a audiência prévia dos candidatos. O Código do Procedimento Administrativo dá aos candidatos o direito de serem ouvidos, e a Portaria n.º 233/2022 aplica-o na exclusão e antes da lista final. As notificações, os prazos e as pronúncias devem ficar registados, para que nada se perca entre e-mails.
3. Proteger os dados pessoais dos candidatos. O RGPD exige que os dados sejam usados apenas para o fim a que se destinam e só na medida do necessário. Na prática, cada pessoa envolvida no concurso vê apenas o que a sua função exige, e as provas escritas são corrigidas de forma anónima.
4. Gerar atas e notas a partir dos dados reais. Copiar a minuta do concurso anterior é a forma mais rápida de levar um erro para o concurso seguinte. Um documento gerado a partir das avaliações registadas diz o que de facto aconteceu.
5. Deixar rasto de tudo. Quem alterou uma avaliação, o que foi enviado a cada candidato e quando. Se uma decisão for contestada, a entidade tem de conseguir demonstrar como e por quem foi tomada.
6. Usar a inteligência artificial como apoio, nunca como decisor. A IA pode encurtar a verificação de documentos, mas uma pessoa deve analisar e decidir sobre cada candidato. É o que pede o RGPD e é o que o Regulamento Europeu da IA vai exigir aos sistemas usados em recrutamento.

Se a ferramenta que usa hoje cumpre estes pontos, a sua equipa está bem servida. Se falha em algum, não é caso único. Foi a pensar nestas dificuldades que redesenhámos o wireRECRUIT.

O que muda no novo wireRECRUIT

O novo backoffice partiu de uma pergunta simples: o que faz um técnico de recursos humanos várias vezes por dia, e como é que isso pode demorar menos?

• Tudo o que diz respeito a um procedimento fica no mesmo sítio. Formulário, critérios, fluxos e fases de avaliação, permissões e audiências prévias ficam em separadores dentro de cada procedimento, e chega-se a cada tarefa com menos cliques.
• Os fluxos de avaliação ajustam-se a cada concurso. O mesmo procedimento pode ter vários percursos, por exemplo para candidatos com e sem experiência, e cada fase tem o seu método, o seu peso e o seu caráter eliminatório.
• As atas de admissão e exclusão, de seriação, de audiência prévia e de homologação são preenchidas com as avaliações e as decisões do júri. As notas seguem para os candidatos com registo de data e hora.
• A audiência prévia dispensa o papel. Os candidatos são notificados com o prazo definido pela entidade, as pronúncias chegam pela plataforma e o júri responde num único lugar.
• As permissões seguem a função de cada pessoa. Visualização, avaliação ou gestão, atribuídas a pessoas ou a grupos, para que cada um veja apenas o que lhe compete.
• Na verificação documental, a inteligência artificial assinala o que merece atenção nos documentos submetidos. A pessoa analisa e decide.

Os resultados já existiam antes desta versão. Em Matosinhos, o tempo da equipa de recursos humanos por procedimento caiu para um terço. Em Torres Vedras, foram geridos 29 procedimentos e mais de 1580 candidaturas nos primeiros seis meses. O novo backoffice parte dessa base.

O tempo poupado em minutas e conferências fica disponível para avaliar com cuidado os candidatos e escolher quem vai trabalhar na entidade nos próximos anos.

Para perceber se o wireRECRUIT faz sentido na sua entidade, o mais simples é ver a plataforma a funcionar. A demonstração é gratuita e sem compromisso. Se preferir, fale connosco.

Já usa o wireRECRUIT? Aproveite a nova versão para rever processos

A atualização chega a todas as entidades clientes. Mas há uma diferença entre ter uma ferramenta e tirar partido dela. Muitas equipas ainda fazem fora da plataforma tarefas que ela já resolve, como as atas, as notas aos candidatos ou a gestão da audiência prévia.

A nova versão é uma boa altura para rever a forma como a equipa trabalha. Percorra a lista de verificação e veja quantos pontos já resolvem dentro do wireRECRUIT. Os pontos que ainda tratam fora da plataforma são um bom sítio por onde começar.

Recrutar bem é servir melhor

Desde 1999 que a WireMaze trabalha com a administração pública local. Nesse tempo, vimos muitas equipas de recursos humanos perderem horas em tarefas que uma ferramenta podia fazer por elas.

Cada concurso decide quem vai servir os cidadãos durante os próximos anos. Justifica um processo em que o júri e os candidatos possam confiar.

Ver o novo wireRECRUIT a funcionar · Falar connosco