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Grande parte das organizações classifica a sua gestão da qualidade como um pesadelo?

A boa notícia é que não está sozinho. A maioria dos responsáveis das organizações / gestores da qualidade concorda consigo e acha que manter o sistema de gestão da qualidade a funcionar corretamente não é nada fácil.

Por um lado, há o compromisso diário de cumprir as regras que foram estabelecidas e oferecer serviços de qualidade aos cidadãos e empresas que interagem diariamente. Por outro, é preciso gerir todos os processos internos que suportam o sistema, de forma a mantê-lo válido.

Não esquecer pelo meio é necessário garantir melhorias do próprio processo.

Como é que esta situação se pode tornar mais leve?

Destacamos as seguintes vantagens de apostar numa plataforma de gestão da qualidade:

1. Trabalhar de forma integrada

Uma plataforma de gestão da qualidade permite-lhe organizar num só local toda a informação relativa ao sistema. Como a gestão de documentos e indicadores, as não conformidades, as auditorias ou a gestão de fornecedores.

Ter toda a informação organizada permite-lhe poupar tempo e dinheiro, mas sobretudo gerir melhor a sua qualidade. Os processos tornam-se mais rápidos, mais simples e menos propensos a erros.

2. Mais funcionalidades e garantia de rigor

Muitas organizações quando começam a trabalhar a área da qualidade recorrem ao Excel para registo de informação. Esta solução acaba por tornar-se incomportável quando há várias pessoas a atualizar documentos. De repente, já não sabe qual é última versão do documento, quem alterou o quê e instala-se o caos.

Uma plataforma elimina esses problemas: toda a informação é registada num só local, não existe duplicação de dados e é possível consultar a todo o momento as atualizações realizadas por cada um dos utilizadores.

3. Automatização

Muitas das tarefas associadas a um sistema de gestão da qualidade são recorrentes e uma plataforma de gestão permite-lhe automatizá-las.

Por exemplo, todos os lembretes de follow-up de tarefas podem ser agendados na plataforma, evitando que alguém tenha de se recordar deles.

Além de pouparem tempo e evitarem erros, os lembretes de follow-up automáticos são também mais eficazes: é menos intimidatório receber um lembrete automático, do que ter um colega a chamar a atenção de outro para uma tarefa.

4. Aproxima os funcionários da gestão da qualidade

A qualidade não é das áreas que mais agrada aos colaboradores de uma autarquia ou instituição pública.

Normalmente, as pessoas veem a qualidade como “mais uma tarefa” que têm de fazer e não como algo que beneficia a organização, os cidadãos e o seu próprio trabalho.

Tornar as tarefas mais simples permite desmistificar um pouco essa aura de “assunto aborrecido” que paira em torno da qualidade.

Uma plataforma ajuda a sua equipa a passar de uma visão “isto é uma obrigação” para algo em que todos estão empenhados.

5. Melhores resultados

Apesar do grande objetivo final ser melhorar os serviços prestados pela autarquia, não podemos negar existem auditorias. É importante ser bem-sucedido nesses momentos de avaliação. Também aqui o uso de uma plataforma pode ajudá-lo.

Valerá, então, a pena o custo/benefício?

Se a sua organização está realmente empenhada em tirar benefícios do sistema de gestão da qualidade, acreditamos que sim.

Na WireMaze acreditamos que trabalhar com uma plataforma de gestão da qualidade, como o wireQUAL, pode ajudá-lo. O seu foco deixa de estar na gestão das tarefas do dia-a-dia associadas ao sistema e passa a estar no que é realmente importante: a qualidade vista como todo, permitindo-lhe pensar em formas de melhorar efetivamente.

Na área da qualidade trabalhamos com mais de 20 entidades. Uma das maiores referências nesta área é o Centro Hospitalar Universitário de São João, no Porto.

Marta Marques é a responsável pela gestão da qualidade do Serviço de Imunohemoterapia do CHUSJ, vulgo serviço de sangue, e gentilmente respondeu-nos a algumas questões sobre a importância do wireQUAL no dia-a-dia da organização:

WireMaze: Desde quando o serviço de sangue do CHUSJ é certificado, em que norma, e quais os maiores desafios na sua gestão?

Marta Marques: O Serviço de Imunohemoterapia do CHUSJ está certificado pela Norma NP EN ISO 9001:2015 desde 1999 e tem ensaios clínicos acreditados pela Norma NP EN ISO/IEC 17025: 2005 desde 2001.

Um dos maiores desafios na sua gestão será garantir uma resposta eficiente aos requisitos dos referenciais normativos, e aos requisitos legais no âmbito das áreas de atuação do Serviço de Imunohemoterapia.

WM: Quais as mais valias do wireQUAL na gestão da qualidade do serviço de sangue do CHUSJ?

MM: O WireQual facilita a gestão documental do Serviço de Imunohemoterapia, permitindo de uma forma eficiente armazenar, gerir, controlar, organizar e rastrear os documentos, bem como a gestão das não conformidades e reclamações.

WM: Em que medida o wireQUAL pode ajudar outras organizações?

MM: Pode ajudar na:

• Desmaterialização e uniformização de processos;
• Rapidez no acesso e no tratamento da informação;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Redução de custos provocada pela mudança cultural tradicional baseada em processos suportados em papel para uma abordagem digital;
• Melhoria na confidencialidade da informação, limitando o acesso a certos documentos e/ou processos a pessoas específicas;
• Segurança da Informação.

Após este testemunho, compreendemos que o Centro Hospitalar Universitário de São João é exigente a garantir a gestão de qualidade no seu dia-a-dia. Torne a sua gestão de qualidade em excelência! Fale connosco!