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Se os procedimentos concursais são a atividade mais complexa e desafiadora do departamento dos Recursos Humanos, é preciso conhecer e utilizar ferramentas que podem ajudar a otimizar o serviço, facilitando o cumprimento das tarefas e ainda potencializando os seus resultados.

Para garantir o melhor recrutamento dos candidatos mais aptos, é preciso ter muito cuidado e atenção a alguns erros (mais comuns do que imagina) na hora de gerir e implementar um processo de recrutamento. Afinal, estas falhas podem comprometer a eficiência de todo o sistema.

Portanto, vamos apresentar 8 red flags, ou seja, sinalizações de que algo pode correr mal durante os procedimentos concursais. Estes alertas podem ajuda e evitar constrangimentos, tanto do lado da instituição, como do lado do candidato.

1) Falta de transparência 🚩

A falta de transparência num procedimento concursal pode gerar desconfiança e suspeita por parte dos candidatos e da opinião pública. É importante que as regras e critérios de seleção sejam claramente definidos e divulgados a todos os interessados.

Além disso, é fundamental garantir que o processo seja conduzido de forma imparcial, sem favorecer nenhum candidato em particular. Qualquer sinal de favoritismo pode levar a alegações de nepotismo e prejudicar a credibilidade do concurso.

2) Violação das regras e legislação 🚩

Para a ocupação de postos de trabalho no setor público, as instituições devem seguir rigorosamente as normas previstas na mais recente Portaria n.º 233/2022. Esta legislação prevê a desmaterialização dos procedimentos concursais, a otimização de recursos internos e critérios de avaliação, entre outras regras que otimizam as etapas do recrutamento.

A violação destas normas pode resultar em contestações legais e até mesmo na anulação dos procedimentos concursais.

3) Documentos em papel/pastas 🚩

Houve uma altura em que o papel era a única ferramenta disponível para esta tarefa – mas já não é o caso. São muitos formulários e documentos que, no formato em papel, ocupam imenso espaço de armazenamento, dificultando, inclusivamente, a organização de um procedimento com mais de 10 candidatos (por exemplo).

Além disso, ter estas informações em papel, pode levar a uma série de constrangimentos, desde perdas internas e extravios pelo correio, até possíveis erros de processamento das candidaturas.

4) Demora no processo 🚩

Os procedimentos concursais que são excessivamente longos podem afetar negativamente a qualidade dos candidatos interessados, além de aumentar os custos administrativos. É importante que os concursos sejam realizados de forma eficiente e dentro de prazos razoáveis.

A própria Portaria n.º 233/2022 sublinha que a digitalização dos procedimentos concursais oferece a oportunidade de automações que visam melhorar o cumprimento de prazos mais curtos, garantindo uma seleção mais rápida e eficaz dos candidatos.

5) Critérios de seleção inadequados 🚩

A definição de critérios de seleção que não estejam relacionados com as necessidades específicas do posto de trabalho pode levar à escolha de candidatos inadequados para a função. Os critérios devem ser relevantes e justificados para garantir a escolha dos melhores candidatos.

Para além disso, as instituições devem estar abertas a avaliar uma ampla gama de competências e habilidades dos candidatos. Não se deve restringir a avaliação apenas a critérios específicos, mas sim considerar experiências, conhecimentos e capacidades relevantes para o desempenho efetivo do cargo.

6) Falta de comunicação 🚩

A comunicação entre as instituições e os candidatos precisa sempre de existir, mas sendo eficaz na transmissão da mensagem em todo o decorrer do processo. É preciso permitir a notificação em massa para candidatos, de modo simples e automatizado, para que haja o controlo de leitura.

Isto ajuda a controlar o cumprimento dos prazos e auxiliar numa gestão mais eficiente do processo. Estas notificações podem ser feitas por e-mail, SMS, ou ambas, e se forem planeadas, criadas e agendadas com antecedência, melhor ainda.

7) Falta de feedback para os candidatos🚩

Este ponto é um complemento à comunicação. É muito importante fornecer feedback adequado aos candidatos após o procedimento concursal, independentemente do resultado. Isso demonstra respeito pelos esforços dos candidatos e pode ajudá-los a melhorar em futuras oportunidades.

A ausência desta ação pode desencorajar candidaturas futuras, fomentando sentimentos de frustração, insegurança, desconfiança e até impactar negativamente na imagem da instituição.

8) Descentralização do processo 🚩

Por serem extensos e repletos de etapas, muitos procedimentos concursais tendem a confiar em diferentes ferramentas para cada gerir cada uma das fases. Confiar nestes “falsos amigos” pode transmitir uma falsa sensação de organização, mas a realidade é que todas as informações estão espalhadas.

Ao descentralizar o processo, há grande probabilidade de haver quebras nas normas RGPD, bem como constrangimentos como perdas de informações relevantes (ou até duplicação de dados). Tudo isso compromete a integridade do recrutamento de um modo geral.

Mais do que uma exigência legal imposta pela Portaria n.º 233/2022, digitalizar o recrutamento traz inúmeros benefícios à autarquia e ao cidadão. Um deles, e talvez o mais importante, é a garantia de que estas falhas não ocorrem.

Nós podemos ajudar a evitar estas, e muitas outras, red flags no meio do caminho. Conte connosco para ajudá-lo.

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