Agilizar os procedimentos concursais da função pública é uma necessidade cada vez mais urgente para as instituições públicas. Essa foi a grande aposta do Município de Amarante.

Assim sendo, de forma a simplificar o processo de recrutamento que Amarante realizava em papel, a autarquia, inovou o seu método criando um impacto significativo nos munícipes e no departamento de Recursos Humanos.

“Habitualmente morosos e complexos (…)” é a forma como os procedimentos concursais são apresentados na notícia do e-konomista a 23 de Fevereiro.

Acresce, que por norma, o ser humano repugna formulários. Ainda mais aqueles que nos pedem dados pessoais. Mesmo que seja para no final conseguir emprego...

Calma!

O Município de Amarante adotou uma plataforma que lhes permite recolher, armazenar e instruir as candidaturas. Conseguiram assim reduzir o tempo despendido para todo o processo de recrutamento, aliviando a carga administrativa nas reduzidas equipas.

Um aspeto fundamento é a digitalização do processo com salvaguarda do RGPD – Regulamento Geral da Proteção de Dados.

Sente-se desgastado com tantos documentos e formulários de candidatura para tratar? Fácil! Amarante mostra como:

Conversamos com Agostinho Soares da Divisão de Tecnologias de Informação sobre os benefícios da nova aposta nos processos concursais da autarquia.

Identificaram dificuldades, por parte dos candidatos, face ao novo processo de candidatura?

O primeiro procedimento publicado pelo município foi um procedimento em contexto real e, por esse motivo, tivemos o cuidado de acompanhar todos os passos e manter um contacto permanente com os candidatos. No geral, não identificamos dificuldades nem constrangimentos na utilização da plataforma.

Como procederam às alterações internas e que estratégias de comunicação usaram para esta mudança?

O facto de iniciarmos o wireRECRUIT em cenário de produção, obrigou-nos a criar, organizar e planear uma equipa multidisciplinar que conseguisse dar resposta aos constrangimentos que pudessem surgir.

Essa equipa multidisciplinar foi constituída por elementos dos RH, do atendimento, da informática, do júri do procedimento e dos serviços administrativos. Diariamente efetuávamos o ponto de situação das ocorrências e sempre em sintonia com o helpdesk da WireMaze conseguíamos dar resposta aos problemas que surgiram.

Onde sentiu mais impacto no dia a dia?

O facto de ser uma plataforma online e estar disponível 24h por dia e 365 dias por ano já é uma característica assinalável, uma vez que os candidatos já não estão sujeitos a horários de atendimento nem a dias úteis e também não necessitam de se deslocarem fisicamente a um local que leva a conseguirem evitar filas.

Uma das características que destacamos desde já, é o facto de ser possível submeter uma candidatura sem a necessidade de registo prévio e/ou obrigação da criação de conta de utilizador. Esta funcionalidade é sem dúvida uma mais-valia pois, simplifica o processo sem comprometer a segurança dos dados ou a fiabilidade da plataforma.

Do ponto de vista da gestão do processo e tratamento da informação, conseguimos ganhos significativos na fase de admissão e exclusão dos candidatos. Por ganhos significativos, entenda-se, ganhos de tempo e, também, de alívio da carga administrativa.

Todo o processo de avaliação dos candidatos é bastante mais simples, célere e reduz imenso a margem de erro associada.

Se tivesse que partilhar boas práticas para alguém que vai iniciar o processo digital, o que diria?

Se existir alguém, neste momento, com hesitações relativamente ao processo digital, recomendamos a não pensar duas vezes e a apostar claramente na desmaterialização. Os ganhos são manifestamente superiores.

Relativo às dinâmicas a adotar, recomendamos a criação de uma equipa multidisciplinar para a implementação do processo e também a disponibilização de FAQ’s bem pormenorizadas, para esclarecimento de dúvidas mais frequentes dos candidatos.

Todo o processo é evolutivo e mesmo as entidades com elevado nível de maturidade, necessitam de melhorar métodos e processos com assiduidade. Neste caso em concreto, a plataforma wireRECRUIT é versátil e evolutiva.

Importa também referir que a resposta do prestador de serviço, neste caso a WireMaze, às questões e necessidades do Município de Amarante foram sempre céleres e eficientes, revelando-se um verdadeiro parceiro na desmaterialização dos processos de recrutamento.

Simples!

Sem perdas de tempo desnecessárias! Sem perda de informação entre processos!

Primamos pela comunicação, transparência e participação das autarquias e dos cidadãos! Para mais questões não hesite, fale connosco!